Krijg je te maken met ongewenst gedrag? De vertrouwenspersoon is er voor je,: iemand die naar je luistert, je ondersteunt en helpt stappen te zetten. Een vertrouwenspersoon vertelt je ook welke rechten je hebt en welke mogelijkheden er zijn. Een goede vertrouwenspersoon is onmisbaar voor een gezonde en veilige werkcultuur.

Een vertrouwenspersoon is veel meer dan alleen een luisterend oor. De belangrijkste taken zijn:

1. Opvangen, luisteren en ondersteunen van de medewerker die ongewenst gedrag heeft meegemaakt: Je kunt je verhaal doen en je weet dat je zorgen serieus genomen worden.
2. Begeleiden en adviseren: Wat kun je doen? De vertrouwenspersoon helpt je om je weg te vinden en kan je begeleiden tijdens het proces.
3. Signaleren en adviseren aan de organisatie: een vertrouwenspersoon hoort vaak verhalen van verschillende collega’s. Als daar patronen in te herkennen zijn, kan hij of zij deze signaleren en de directie hierover adviseren. Dit gebeurt altijd op hoofdlijnen, omdat de vertrouwenspersoon een geheimhoudingsplicht heeft (behalve bij misdaad).
4. Registreren en informeren: een vertrouwenspersoon schrijft jaarlijks een verslag, en geeft zo inzicht in hoeveel en welk soort meldingen er zijn geweest.

Een vertrouwenspersoon is er dus zowel voor jou als medewerker om je op te vangen en bij te staan, als voor de organisatie om van meldingen te leren en te verbeteren.

Een organisatie kan er voor kiezen om een vertrouwenspersoon binnen de organisatie te zoeken, of iemand te vragen van buiten. Voor medewerkers is het belangrijk dat iemand onafhankelijk en objectief  is en veilig voelt.

Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk, waardoor de drempel voor medewerkers om gevoelige informatie te delen vaak lager is. Een vertrouwenspersoon van buiten staat wat verder van jouw werkomgeving af. Dat kan soms lastig zijn omdat je meer moet uitleggen, maar kan ook een gevoel van veiligheid en objectiviteit geven.

Een interne vertrouwenspersoon heeft een goed beeld van jullie organisatie en kan makkelijk benaderd worden. Maar er bestaat altijd een risico van belangenverstrengeling of het gevoel van ‘ingesloten’ te zijn binnen de organisatie.

Daarom adviseren we doorgaans om gebruik te maken van een externe vertrouwenspersoon en deze eventueel uit te breiden met een interne vertrouwenspersoon.

Soms vervult een HR-verantwoordelijke de rol van vertrouwenspersoon. Dat lijkt praktisch, maar brengt een groot risico met zich mee. HR heeft namelijk ook de verantwoordelijkheid om te handelen in het organisatiebelang. Dit kan botsen met het belang van jou of je collega als melder van ongewenst gedrag. Bovendien is de HR-verantwoordelijke meestal degene die een dossier opstelt in het geval van een ontslagprocedure. De informatie die de vertrouwenspersoon ontvangt, valt echter onder de geheimhoudingsplicht. Een combinatie van die rollen kan de handelingsvrijheid van de HR-verantwoordelijke in de weg zitten. Daarom is het cruciaal dat de vertrouwenspersoon los staat van HR en van het management.

Wie in een organisatie de rol van vertrouwenspersoon moet nemen is niet één-twee-drie te beantwoorden. Het is vooral van belang dat de vertrouwenspersoon goed opgeleid is, om kan gaan met ingewikkelde vraagstukken en de vertrouwelijkheid garandeert. Daarnaast moet een vertrouwenspersoon een onafhankelijke positie innemen, los van HR en management.

De rol van vertrouwenspersoon kan veel van iemand vragen. Stel je voor: je luistert naar verhalen van een collega die vertelt over intimidatie, uitsluiting of pesten. Dat is zwaar. Het kan extra emotioneel belastend zijn als je zowel de melder als de vermeende dader kent. Daarom is het belangrijk dat organisaties de emotionele belasting van de vertrouwenspersoon erkennen en de vertrouwenspersoon goed ondersteunen. Denk daarbij aan intervisie, coaching en ruimte voor zelfzorg. Alleen een veerkrachtige vertrouwenspersoon kan anderen ondersteunen.

De volgende keer geven we tips: wat kun je als OR doen om te zorgen voor een goede, onafhankelijke vertrouwenspersoon? Hoe zorg je dat medewerkers voor wie dat nodig is de stap naar de vertrouwenspersoon zetten?