De OR wordt vaak bij complexe besluitvorming in een organisatie betrokken. Opdat de OR zijn werk effectief kan doen, is het noodzakelijk dat het secretariaat van de OR goed is belegd. Een goed secretariaat is de smeerolie van de medezeggenschap. De secretaris is de alles overziende en regelende spin in het web, met communicatiedraadjes naar tal van collega’s. Het OR-reglement bepaalt hoe het secretariaat van de OR wordt geregeld. In veel gevallen zal een van de OR-leden de rol van secretaris op zich nemen. In bepaalde omstandigheden kan het echter zinvol zijn om een secretaris van buiten de OR aan te stellen: de ambtelijk secretaris.

Wat is een ambtelijk secretaris?

Vaak wordt gedacht dat een ambtelijk secretaris iets met de overheid te maken heeft, een ambtenaar. Dat klopt niet. Ambt is een ander woord voor beroep. Een ambtelijk secretaris is dus iemand die secretaris is van beroep. Dit is het belangrijkste verschil tussen een gekozen secretaris en een aangestelde ambtelijk secretaris. Beide rollen kunnen naast elkaar bestaan. De secretaris als lid van het dagelijks bestuur van de OR en de ambtelijk secretaris als verantwoordelijke voor het secretariaat.

Het verschil tussen een secretaris en een ambtelijk secretaris

De basistaken van een secretaris en een ambtelijk secretaris zijn in essentie dezelfde. Denk bijvoorbeeld aan het voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen, aanspreekpunt zijn voor de achterban en externe partijen, verantwoordelijk voor alle informatiestromen in en om de OR en het organiseren van verkiezingen.

Daarentegen is de rol en positie die een ambtelijk secretaris inneemt in de organisatie en in de OR vaak wezenlijk anders. De ambtelijk secretaris is een objectieve professional die geleerd heeft voor het vak en dus expertise in huis heeft. Emotionele betrokkenheid en andere belangen spelen geen of een beperkte rol bij het OR-werk. Hij/zij heeft 100% tijd en aandacht voor het secretariaat en wordt niet door andere werkzaamheden afgeleid. Niet “gehinderd” door verkiezingen is de ambtelijk secretaris de constante factor namens en in de OR.

Wanneer stel je een ambtelijk secretaris aan?

Of het wenselijk en zinvol is om een ambtelijk secretaris aan te stellen is in beginsel aan de OR om te bepalen. Een eenduidig antwoord op deze vraag is er niet. Bij kleinere organisaties met dus een kleine OR kan het soms moeilijk zijn om onder de OR-leden een geschikte secretaris te vinden. Bij grote organisaties is het secretariaat van de OR vaak een voltijds taak. Ook kan er sprake zijn van een gebrek aan ervaring en expertise in de OR. In al deze omstandigheden kan aanstelling van een professionele ambtelijk secretaris zinvol zijn.

Het aanstellen van een ambtelijk secretaris is geen wettelijk recht van de OR. De bestuurder (werkgever) moet hiervoor toestemming geven. Immers, de ambtelijk secretaris wordt als werknemer aangenomen (of als zzp’er ingehuurd) specifiek voor deze functie en ontvangt hiervoor een salaris. Wel is het mogelijk dat een cao het recht op een ambtelijk secretaris toekent aan een ondernemingsraad. In dat geval is toestemming van de bestuurder niet nodig. Een ambtelijk secretaris mag ook een gekozen lid zijn van de OR, hij/zij is tenslotte werknemer. In de praktijk komt dit maar zelden voor.

Verder is het van belang erop te wijzen dat een ambtelijk secretaris die niet lid is van de OR geen stemrecht heeft. Op grond van de WOR is de ambtelijk secretaris gehouden aan geheimhouding en geniet hij/zij bescherming tegen benadeling en ontslag. Daarnaast heeft hij/zij recht op alle voorzieningen die de OR krijgt.

Tot slot enkele mogelijke voor- en nadelen van een ambtelijk secretaris.

Voordelen

• Professionele deskundigheid waardoor de OR optimaal effectief kan functioneren.
• OR-leden hebben meer tijd voor inhoudelijke werkzaamheden en aandacht voor de achterban.
• 100% aandacht voor het secretariaat van de OR en dus meer structuur in het OR-werk.
• De samenstelling van de OR wisselt om de drie jaar, de ambtelijk secretaris blijft.
• Objectieve kijk op zaken, zonder direct belang of emotionele betrokkenheid.

Nadelen

• Extra salariskosten.
• Meer expertise in huis dan de OR-leden wat ondermijnend kan werken.
• Dominante mening en positie waardoor hij/zij de OR overneemt in plaats van ondersteunt.
• Expertise en 100% beschikbaarheid maken de ambtelijk secretaris onmisbaar voor de OR.
• Niet verkiesbaar, waardoor werknemers geen invloed hebben op wie deze rol invult.

De ambtelijk secretaris: het overwegen waard!?