Medezeggenschap
Valt er wat te kiezen?
Valt er wat te kiezen?
Nieuwe kandidaat-leden vinden, het bezorgt veel ondernemingsraden hoofdbrekens als er verkiezingen aan komen. Hoe vinden we ze? Hoe motiveren we ze zich kandidaat te stellen? Een aantal acties vergroot de kans op nieuwe kandidaat-leden en op betrokken kiezers.
Wanneer start je met zoeken van nieuwe OR-leden?
Begin je vlak voor de verkiezingen met nieuwe kandidaten zoeken? Dan ben je te laat.
Vaak worden mensen vlak voor de verkiezingen overvallen met de vraag of de OR ‘niet wat voor ze is’. Het klinkt gek, maar veel mensen hebben geen idee wat OR-werk inhoudt. Als je dan snel moet beslissen over iets waar je jaren aan vast zit, zonder idee waar je precies voor gaat, dan is de kans groot dat iemand weigert. Begin zeker anderhalf jaar voor de verkiezingen met het benaderen van collega’s. Bespreek dan ook hoe ze kunnen proeven van het OR-werk. Lees verder…
Inzicht in wat je als OR doet, bespreekt en bereikt kan wervend werken.
Laat dat dus zien. Je hoeft niet ingewikkeld te maken, maar de notulen op een prikbord hangen is echt onvoldoende. Je kunt bijvoorbeeld collega’s uitnodigen voor OR-vergaderingen. De wet zegt niets over openbaarheid of beslotenheid van de vergadering, maar openbaarheid is wel in de geest van de WOR. Denk ook aan het schrijven van een nieuwsbrief, een blog, collega’s informeren op bijeenkomsten of gewoon even tijdens de pauze.
Organiseer een bijeenkomst met je collega’s.
Invloed, hoe klein ook, motiveert. Misschien was dat wel waarom je zelf in de OR wilde? Middelen zijn er genoeg. Organiseer een achterbanraadpleging als je wilt weten hoe je collega’s over een onderwerp denken. Het kan ook simpel: collega’s kort aanspreken in de gang of bij de koffieautomaat kost weinig tijd en doet een groot plezier.
Collega’s die meer interesse tonen kun je nauwer betrekken.
Vraag ze voor een klankbordgroep waar je periodiek (bijvoorbeeld vier keer per jaar) de belangrijkste onderwerpen met ze bespreekt. Niet-gekozen collega’s mogen wel bijdragen in commissies. Sinds 1 januari biedt de gewijzigde WOR daar nog meer ruimte voor.
Zit je als OR met een groot dossier, bijvoorbeeld een complexe adviesaanvraag, en heb je specifieke kennis nodig die niet in de OR zit maar wel bij collega’s? Vraag hen dan als participant voor dat vraagstuk. Het begint dan met iets eenmaligs, maar kan uitgroeien tot meer.
Rooster van aftreden ondernemingsraad
Je maakt de zoektocht naar nieuwe leden makkelijker door niet allemaal tegelijk af te treden.Leg in het reglement vast dat steeds de helft van het aantal leden aftreedt. Voordeel is dat je dan waarschijnlijk minder opvolgers hoeft te zoeken voor leden die zich niet opnieuw verkiesbaar stellen. Je bent wel vaker verkiezingen aan het organiseren, maar dan ben je wel vaker zichtbaar als OR.
Stel een profiel op
Maak een profiel en scout actief. Denk met elkaar na welke kenmerken een potentieel OR-lid heeft en schrijf dat op. Zo’n globaal profiel helpt je breder te kijken dan alleen de groep collega’s die je al kende. Misschien kom je op collega’s aan wie je anders nooit als mogelijk OR-lid had gedacht.
Zorg wel voor heldere verwachtingen vooraf. Wie je ook scout en vooraf betrekt, uiteindelijk beslissen je collega’s tijdens verkiezingen wie er in de OR komen. Daar kan je nooit omheen.
De ondernemingsraad is er voor de collega’s
Een open deur misschien, maar vertegenwoordig je collega’s zo goed mogelijk. Het is soms moeilijk en spannend om kritisch te zijn op het management en je rug recht te houden als het erop aan komt. Doe dat wel. Je moet het bedrijfsbelang meewegen, maar vertegenwoordigt wel je collega’s. Zorg dat je daar dichtbij blijft. Immers, niemand wil horen bij een OR die dichter bij de bestuurder lijkt te staan dan bij de collega’s.
Delen kan hier
Op zoek naar de juiste koers
Op zoek naar de juiste koers
We hebben recent en de afgelopen jaren te maken gehad met ongekende veranderingen. We zijn feitelijk nog herstellende van de coronacrisis waarin het instellen en opheffen van lockdown leidde tot een flinke krimp en een sterke opleving van de economie. Daarnaast is er een explosie van energieprijzen, een historische inflatie en een ongekende krapte op de arbeidsmarkt. En komt er een recessie, of hebben we die net afgewend?
Hoe krijg je als OR zicht op de toekomstbestendigheid van je organisatie?
Het maakt dat alle organisaties voor uitdagingen staan. Directies van organisaties zijn op dit moment plannen aan het maken hoe zij deze uitdagingen het hoofd gaan bieden.
Pas op voor ad hoc reacties
Door de hectiek van alle dag en het behandelen van de lopende dossiers is de valkuil dat OR’s vooral bezig zijn met de waan van de dag en minder bezig zijn met de het toekomstperspectief voor de organisatie. De vraag die OR’s zich kunnen stellen is hoe het met de toekomstbestendigheid en levensvatbaarheid van de organisatie gesteld is. Kan de OR hier een antwoord op vinden?
Handvatten in de wet op de ondernemingsraden
Het overleg over de algemene gang van zaken in de onderneming uit artikel 24 van de wet op de ondernemingsraden biedt hier tezamen met de informatierechten (artikelen 31, 31a, 31b, 31c, 31d) een belangrijke ingang voor de medezeggenschap. Het artikel 24-overleg is een bijzondere overlegvergadering met een ander doel dan de reguliere overlegvergadering. Het gaat niet alleen om het toelichten van de laatste financiële stand van zaken, het gaat om meer dan dat namelijk:
- vooruitblik en terugblik op hoe het loopt in de onderneming voor wat betreft resultaten en werkzaamheden;
- bespreken van de sociale informatie;
- bespreken van beloningsverhoudingen;
- bespreken van meerjarenbeleidsplan en begroting en jaarrekening;
- mededeling van onderwerpen die in de pijplijn zitten voor adviesrecht en instemmingsrecht zodat OR en bestuurder afspraken kunnen maken over betrokkenheid en rol van de OR bij het ontwerp van de voorgenomen besluiten.
In onze praktijk adviseren wij de artikel 24 vergaderingen vorm te geven als heisessies, waarbij de volledige directie of het managementteam aansluit. Op de agenda staat dan de organisatiediagnose of herijking daarvan, bijvoorbeeld door een uitgebreide SWOT-analyse: sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen worden voor de organisatie dan in beeld gebracht. Hieruit kunnen de belangrijke knelpunten en speerpunten voor de organisatie voor de komende periode worden geformuleerd. Dit zou een gezamenlijk gedragen analyse van directie en OR kunnen zijn in de ideale situatie.
Gezamenlijke agenda voor de toekomst
De output van de gezamenlijke analyse vormt dan een agenda voor de toekomst waarlangs de reguliere overleggen kunnen plaatsvinden.Als er geen gewoonte is om artikel 24-vergaderingen te houden en het is nog nieuw, dan kan de OR hier ook een proactief en stimulerende rol vervullen. Hij kan het initiatief nemen voor een artikel 24-vergadering door zelf een diagnose en analyse van de organisatie te maken. De vragen die na het in beeld brengen van de SWOT dan vervolgens de revue passeren zijn: is het beleid en de organisatie voldoende ingericht voor de aandachtspunten en mogelijke dreigingen? Is ons financieel beleid hierop ingericht, hebben we voldoende buffers? Wat is hier nog voor nodig? In gesprek met de directie kan er dan naar een gezamenlijke agenda worden toegewerkt.
Tips voor een proactieve aanpak vanuit de OR om een artikel 24 vergadering:
- Verdiep je in de WOR op het gebied van artikel 24 WOR en de informatierechten in artikel 31 WOR en verder die hiermee samenhangen
- Geef concreet aan welke informatie je wenst te ontvangen om een goed zicht op de organisatie te kunnen krijgen
- Plan een agendaoverleg met WOR bestuurder en HR om de agenda en de te verkrijgen informatie goed voor te breiden voor het art 24 overleg
- Zorg dat je als OR tijdig de relevante informatie voorafgaand aan de art 24 vergadering ontvangt ten behoeve van een gedegen voorbereiding van het overleg
- Goede voorbereiding van de SWOT analyse door zowel directie als de OR, breng deze ook voorafgaand aan het overleg bij elkaar in
- Zet in op een inhoudelijke constructieve dialoog; immers de belangen zijn veelal gedeelde belangen (denk aan behoud organisatie en werkgelegenheid)
- Voeg een leuke informele activiteit toe voor de verbinding
Toegevoegde waarde medezeggenschap
Juist in deze tijden kan een OR veel toegevoegde waarde hebben door initiatief te nemen en mee te denken in behoud van de organisatie en werkgelegenheid. De WOR biedt voldoende handvatten om het goede doch serieuze gesprek hierover aan te gaan met directies en gezamenlijk het plan voor de toekomst te creëren. De adviseurs van Basis & Beleid hebben brede ervaring in het begeleiden van ondernemingsraden die serieus een toekomstvisie willen ontwikkelen en een artikel 24-overleg goed vorm willen geven. We denken graag mee!
Delen kan hier
Neem tijd voor OR-werk
Neem tijd voor OR-werk
Wat is een “normaal aantal uur” om aan OR-werk te besteden? Die vraag krijgen wij als adviseurs regelmatig en hij is makkelijker gesteld dan beantwoord. Iedere organisatie is immers uniek. Bovendien spelen veel variabelen een rol. Een OR die net gestart is, heeft vaak nog wat meer tijd nodig dan een geoliede OR die al een aantal jaar met elkaar samenwerkt. Je kan je ook voorstellen dat als niet alle zetels vervuld zijn dit zijn weerslag heeft op de workload bij de OR-leden.
Als we doorpraten over de tijdsbesteding volgen er al vlot nog aan aantal andere vragen:
- Is de tijdsbesteding hetzelfde voor de verschillende OR-leden?
- Als je ook in een commissie zit, wat betekent dat dan voor de uren?
- Moeten we als OR buiten werktijd vergaderen?
Bovendien komt de vraag vaak niet zomaar uit de lucht vallen. Regelmatig is er discussie over de hoeveelheid tijd die aan het OR-werk besteed wordt. Dat kan tussen OR-leden onderling zijn, als de een er aanzienlijk meer tijd aan besteed dan de ander. Of de ondernemer vindt dat het OR-werk ten koste gaat van de functie van een OR-lid. Die achterliggende vraag moet absoluut besproken worden.
Op basis van de praktijk leek het ons dat er toch echt wel over gemiddelden te spreken is. Dit hebben we getoetst. Op een groot landelijk OR-evenement hebben we OR-leden die onze stand bezochten een aantal vragen laten beantwoorden over hun tijdsbesteding. Zo hebben 118 OR-leden onze vragen beantwoord. Helemaal representatief zijn de uitkomsten niet. Het was een groot evenement maar veel bezoekers waren er samen met collega’s uit hun eigen OR. Bovendien valt aan te nemen dat wie een evenement bezoekt, ook meer tijd kan nemen voor OR-werk. De uitkomsten bevestigen desondanks wat we in onze dagelijkse praktijk zien.
Hoeveel uur besteed jij in de praktijk aan OR-werk?
Op basis van de antwoorden blijkt dat:
- Een gewoon lid gemiddeld 4 uur per week met OR-werk bezig is.
- Voorzitters besteden gemiddeld 9 uur per week aan de OR.
- De secretaris besteedt gemiddeld 10 uur per week aan OR-werk
- Voor een ambtelijk secretaris is de tijdsbesteding 18 uur per week.
Figuur 1 Gemiddelde tijdsbesteding per rol per week
Is er een faciliteitenregeling?
Het is belangrijk om afspraken over tijd en faciliteiten te maken en vast te leggen.
- 84% van de deelnemende ondernemingsraden beschikt over een faciliteitenregeling.
- 11% van de ondernemingsraden heeft geen faciliteitenregeling.
- 5% had geen idee of er een faciliteitenregeling is.
Wanneer wordt het OR-werk verricht?
Het meeste OR-werk wordt onder werktijd gedaan, zo blijkt:
- Van de respondenten gaf 7% aan het OR-werk grotendeels in eigen tijd te doen.
- 36% verricht het or-werk grotendeels onder werktijd.
- Voor 56% geldt dat ze het OR-werk áltijd onder werktijd verrichten.
- 1% geeft zelfs aan OR-werk áltijd in eigen tijd te doen.
Figuur 2 Wanneer wordt het OR-werk gedaan?
Aantal zetels
Het aantal zetels lijkt geen verband te houden met wanneer het OR-werk verricht wordt. Ook lijkt het aantal uren geen verband te houden met de aanwezigheid van een ambtelijk secretaris.
De gemiddelde uren die besteed worden vanuit de verschillende rollen aan OR-werk is substantieel. Omdat het vaak het geval is dat het OR-lid ook nog een reguliere functie bekleed, kan dit voor frictie zorgen tussen het gewone en het OR-werk. Voor zowel ondernemer als ondernemingsraad is het dus van belang om met elkaar afspraken te maken over wat er nodig is om het OR-werk op een goede manier uit te voeren. Die afspraken zouden moeten gaan over zowel tijd als overige middelen, zodat de OR goed beslagen ten ijs komt. De organisatieadviseurs van Basis & Beleid hebben allemaal ruime ervaring in het begeleiden van ondernemingsraden. Wil je naar aanleiding van de tijdsbesteding van jouw ondernemingsraad eens met één van ons sparren? Neem dan vooral contact met ons op!
Delen kan hier
Accountant moet financiële problemen rechtstreeks aan de OR melden
Accountant moet financiële problemen rechtstreeks aan de OR melden
De Wet op de ondernemingsraden (WOR) is per 1 januari 2023 gewijzigd. Het gaat om een onderdeel van de informatievoorziening aan de OR. Twijfelt de accountant aan het voortbestaan van de onderneming, dan moet hij dit vanaf nu rechtstreeks aan de OR melden.
Jaarlijks controleert een accountant het jaarverslag van een onderneming. Daaraan voegt deze altijd een verklaring toe, een oordeel over de stand van zaken in het bedrijf. Als de accountantsverklaring een negatieve verklaring omvat, moet de accountant zijn controleverklaring zelf naar de OR sturen (artikel 31a, lid 8 WOR). Het gaat hier om een verklaring ‘betreffende materiële onzekerheden die verband houden met gebeurtenissen of omstandigheden die gerede twijfel kunnen doen rijzen of de rechtspersoon zijn werkzaamheden voort kan zetten’ (BW boek 2 artikel 393-h).
De accountant moet de verplichting ook uitvoeren als de bestuurder dat misschien niet wil. De bedoeling van de wetswijziging is dat een ondernemingsraad tijdig op de hoogte is van moeilijkheden in de onderneming. In sommige gevallen kan dat eerder zijn dan nu het geval is. Ze kan de OR ook eerder in gesprek met de bestuurder over de te nemen stappen.
De nieuwe verplichting is toegevoegd aan artikel 31a van de WOR. Daarin is geregeld welke financiële informatie die de OR moet ontvangen bij de bespreking van de algemene gang van zaken (ook wel artikel 24-overleg). In artikel 31b en 31d staat de overige informatie die bij deze bespreking aangeleverd moet worden.
Wilt u meer weten over het vormgeven van een artikel 24-overleg, of wat er nu precies aan informatie naar de OR moet gaan? Dan neemt een van onze adviseurs graag contact met u op.
