Wat moet er in een adviesaanvraag aan de OR staan?

Wanneer is een adviesaanvraag aan de OR nodig?

De ondernemingsraad heeft adviesrecht bij belangrijke voorgenomen besluiten van de bestuurder. Het gaat dan om besluiten die grote gevolgen kunnen hebben voor de organisatie, het werk of de medewerkers.

Denk bijvoorbeeld aan:

• een reorganisatie;
• een fusie of overname;
• sluiting of verhuizing van een onderdeel;
• belangrijke investeringen;
• uitbesteding van werkzaamheden;
• grote wijzigingen in de organisatie;
• technologische veranderingen;
• wijzigingen in functies, teams of verantwoordelijkheden.

De bestuurder moet de OR advies vragen voordat het besluit definitief is. De OR moet dus nog daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen op het besluit. Een adviesaanvraag die pas komt wanneer alles al vastligt, is in de praktijk vaak problematisch.

Gaat het om een reorganisatie? Lees dan ook meer over OR-advies bij reorganisatie. Bij een fusie of overname is onze pagina over OR-advies bij fusie of overname relevant.

Wat moet er minimaal in een adviesaanvraag staan?

Een adviesaanvraag moet de OR in staat stellen om het voorgenomen besluit zorgvuldig te beoordelen. Daarvoor moet de aanvraag in ieder geval duidelijk maken wat de bestuurder wil besluiten, waarom dit besluit nodig is, welke gevolgen het heeft voor medewerkers en welke maatregelen worden genomen om die gevolgen op te vangen.

Hieronder staan de belangrijkste onderdelen.

1. Het voorgenomen besluit

De adviesaanvraag moet duidelijk beschrijven welk besluit de bestuurder wil nemen. De OR moet kunnen zien wat er precies verandert en waarover advies wordt gevraagd.

Vragen die hierbij horen:

• Wat wil de bestuurder precies besluiten?
• Gaat het om een reorganisatie, fusie, overname, verhuizing of andere wijziging?
• Welke onderdelen van de organisatie worden geraakt?
• Welke functies, teams of werkzaamheden veranderen?
• Wat valt wel en niet onder het voorgenomen besluit?

Een aanvraag die alleen algemene plannen of ambities beschrijft, is vaak onvoldoende concreet. De OR moet weten waarover hij advies geeft.

2. De aanleiding en beweegredenen

De bestuurder moet uitleggen waarom het besluit nodig is. De OR moet kunnen beoordelen of de aanleiding logisch, voldoende onderbouwd en realistisch is.

Denk aan vragen als:

• Welk probleem wil de bestuurder oplossen?
• Waarom is dit besluit volgens de bestuurder nodig?
• Welke financiële, organisatorische of strategische redenen spelen mee?
• Wat gebeurt er als de organisatie niets doet?
• Waarom wordt juist nu dit besluit voorgesteld?

Bijvoorbeeld bij een reorganisatie is het belangrijk om te weten of de aanleiding financieel, organisatorisch, strategisch of operationeel is. Zonder duidelijke aanleiding kan de OR moeilijk beoordelen of het voorgestelde besluit passend is.

3. De onderbouwing van het voorstel

Naast de aanleiding moet ook de onderbouwing duidelijk zijn. De OR moet kunnen controleren waarop het voorstel is gebaseerd.

Relevante informatie kan zijn:

• financiële cijfers;
• prognoses;
• organisatierapporten;
• formatieoverzichten;
• functieoverzichten;
• analyses van werkdruk of bezetting;
• alternatieven die zijn onderzocht;
• risicoanalyses;
• externe rapporten of adviezen.

De OR hoeft een voorstel niet zomaar aan te nemen. Als de onderbouwing ontbreekt of onduidelijk is, kan de OR aanvullende informatie vragen. Bij twijfel over cijfers, aannames of alternatieven kan een onafhankelijke contra-expertise voor de ondernemingsraad helpen.

4. De gevolgen voor medewerkers

Een adviesaanvraag moet duidelijk maken wat het voorgenomen besluit betekent voor medewerkers. Dit is een van de belangrijkste onderdelen voor de OR.

Let onder andere op:

• verdwijnen er arbeidsplaatsen?
• veranderen functies of functie-inhoud?
• verandert de standplaats?
• wijzigen teams, roosters of verantwoordelijkheden?
• zijn er gevolgen voor werkdruk?
• veranderen arbeidsvoorwaarden?
• krijgen medewerkers te maken met herplaatsing of scholing?
• zijn er gevolgen voor tijdelijke medewerkers, flexkrachten of ingehuurde krachten?

De OR beoordeelt niet alleen het organisatiebelang, maar kijkt ook naar de gevolgen voor medewerkers. Als die gevolgen niet goed zijn uitgewerkt, is de adviesaanvraag meestal nog niet volledig genoeg.

5. De maatregelen om gevolgen op te vangen

Als een besluit nadelige gevolgen heeft voor medewerkers, moet duidelijk zijn welke maatregelen de bestuurder wil nemen om die gevolgen te beperken of op te vangen.

Denk aan:

• herplaatsing;
• scholing of omscholing;
• begeleiding naar ander werk;
• een sociaal plan;
• afspraken over werkdruk;
• ondersteuning bij verandering van functie;
• overgangsregelingen;
• communicatie naar medewerkers;
• begeleiding door HR of leidinggevenden.

Bij ingrijpende besluiten is dit onderdeel extra belangrijk. Een adviesaanvraag kan inhoudelijk goed onderbouwd lijken, maar toch tekortschieten als onvoldoende duidelijk is hoe medewerkers worden ondersteund.

6. De planning en het proces

Een adviesaanvraag moet ook duidelijk maken hoe het proces eruitziet. De OR moet voldoende tijd hebben om informatie te beoordelen, vragen te stellen, overleg te voeren en de achterban eventueel te betrekken.

Belangrijke procesvragen zijn:

• Wanneer wil de bestuurder het besluit nemen?
• Wanneer wordt advies van de OR gevraagd?
• Welke overlegmomenten zijn gepland?
• Wanneer krijgt de OR aanvullende informatie?
• Hoe wordt de achterban geïnformeerd of betrokken?
• Wanneer start de uitvoering?
• Is er ruimte om het voorstel nog aan te passen?

Bij tijdsdruk is het belangrijk om goede procesafspraken te maken. Lees hierover ook onze pagina over tijdsdruk bij adviesaanvragen.

7. De informatie die de OR nodig heeft

De OR moet kunnen beoordelen of alle noodzakelijke informatie beschikbaar is. Soms lijkt een adviesaanvraag compleet, maar ontbreken belangrijke bijlagen of gegevens.

Denk aan:

• financiële onderbouwing;
• formatieoverzichten;
• was-wordt-lijsten;
• functieprofielen;
• sociaal plan;
• risicoanalyse;
• planning;
• communicatieplan;
• overzicht van geraakte medewerkers;
• alternatievenanalyse;
• advies van externe deskundigen.

Als deze informatie ontbreekt, kan de OR aanvullende vragen stellen. Het is verstandig om concreet te benoemen welke informatie ontbreekt en waarom deze nodig is.

Checklist: is de adviesaanvraag compleet?

Een adviesaanvraag is pas goed te beoordelen als de OR antwoord krijgt op de belangrijkste vragen.

Gebruik deze checklist:

• Is duidelijk wat het voorgenomen besluit is?
• Is duidelijk waarom de bestuurder dit besluit wil nemen?
• Is de aanleiding voldoende onderbouwd?
• Zijn alternatieven onderzocht?
• Is duidelijk waarom andere opties zijn afgevallen?
• Is helder welke medewerkers worden geraakt?
• Zijn de gevolgen voor functies, arbeidsplaatsen en werkdruk uitgewerkt?
• Zijn de financiële gevolgen inzichtelijk?
• Zijn maatregelen opgenomen om negatieve gevolgen op te vangen?
• Is er een duidelijke planning?
• Zijn overlegmomenten met de OR ingepland?
• Is duidelijk welke informatie nog ontbreekt?
• Kan de OR nog daadwerkelijk invloed uitoefenen?

Als meerdere antwoorden ontbreken, is de adviesaanvraag waarschijnlijk nog niet volledig genoeg om zorgvuldig advies te geven.

Wat als de adviesaanvraag onvolledig is?

Een OR hoeft niet zomaar inhoudelijk advies te geven op basis van onvolledige informatie. Wanneer belangrijke informatie ontbreekt, kan de OR aanvullende vragen stellen en aangeven dat een zorgvuldige beoordeling pas mogelijk is wanneer de informatie compleet is.

Voorbeelden van ontbrekende informatie zijn:

• geen duidelijke financiële onderbouwing;
• geen overzicht van gevolgen voor medewerkers;
• geen alternatievenanalyse;
• geen planning;
• geen maatregelen om gevolgen op te vangen;
• onduidelijkheid over functies of arbeidsplaatsen;
• geen informatie over herplaatsing of scholing;
• geen sociaal plan bij een ingrijpende reorganisatie.

Leg vragen en procesafspraken altijd schriftelijk vast. Zo blijft duidelijk welke informatie de OR heeft gevraagd en welke afspraken zijn gemaakt over het vervolg.

Heeft jullie OR ondersteuning nodig bij een onvolledige adviesaanvraag? Bekijk dan onze pagina over OR-advies.

Welke vragen kan de OR stellen bij een adviesaanvraag?

Goede vragen helpen de OR om de aanvraag scherper te krijgen. Hieronder staan vragen die vaak relevant zijn.

Vragen over de aanleiding

• Waarom is dit besluit nodig?
• Welk probleem lost dit besluit op?
• Waarom is gekozen voor deze aanpak?
• Wat gebeurt er als het besluit niet wordt genomen?
• Waarom wordt dit besluit op dit moment voorgesteld?

Vragen over alternatieven

• Welke alternatieven zijn onderzocht?
• Waarom zijn deze alternatieven afgevallen?
• Is een minder ingrijpende oplossing mogelijk?
• Zijn de gevolgen van alternatieven vergeleken?
• Heeft de bestuurder ook gekeken naar tijdelijke of gefaseerde maatregelen?

Vragen over medewerkers

• Welke medewerkers worden geraakt?
• Wat verandert er in functies of werkzaamheden?
• Verdwijnen er arbeidsplaatsen?
• Zijn er gevolgen voor werkdruk?
• Zijn er gevolgen voor arbeidsvoorwaarden?
• Hoe worden medewerkers begeleid?
• Hoe wordt de achterban geïnformeerd?

Vragen over uitvoering

• Wat is de planning?
• Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering?
• Welke risico’s ziet de bestuurder?
• Hoe wordt de voortgang bewaakt?
• Wanneer wordt geëvalueerd?
• Welke rol krijgt de OR na het advies?

Vragen over maatregelen

• Komt er een sociaal plan?
• Is herplaatsing mogelijk?
• Wordt scholing aangeboden?
• Hoe worden negatieve gevolgen beperkt?
• Welke begeleiding krijgen medewerkers?
• Welke afspraken worden gemaakt over werkdruk en continuïteit?

Veelgemaakte fouten bij adviesaanvragen

In de praktijk ziet de OR regelmatig dat adviesaanvragen niet scherp genoeg zijn. Dat hoeft niet altijd onwil te zijn, maar het kan wel gevolgen hebben voor de kwaliteit van het adviestraject.

Veelvoorkomende fouten zijn:

• de adviesaanvraag is te algemeen;
• de OR krijgt te weinig tijd;
• de gevolgen voor medewerkers zijn onvoldoende uitgewerkt;
• de financiële onderbouwing ontbreekt;
• alternatieven zijn niet onderzocht;
• het besluit wordt gepresenteerd alsof het al vaststaat;
• de OR krijgt alleen een presentatie, maar geen volledige schriftelijke aanvraag;
• vragen en procesafspraken worden niet schriftelijk vastgelegd;
• de OR schakelt pas hulp in wanneer het traject al vastloopt.

Door deze fouten vroeg te herkennen, kan de OR het proces beter bewaken en duidelijker aangeven wat nodig is om zorgvuldig advies te geven.

Wanneer schakel je hulp in bij een adviesaanvraag?

Niet elke adviesaanvraag vraagt om externe ondersteuning. Maar bij complexe, gevoelige of tijdsgevoelige trajecten kan een onafhankelijke adviseur veel verschil maken.

Hulp is verstandig bij:

• reorganisaties;
• fusies of overnames;
• sluiting of verhuizing;
• outsourcing;
• grote investeringen;
• personele gevolgen;
• ontbrekende informatie;
• twijfel over de onderbouwing;
• tijdsdruk;
• moeizaam overleg met de bestuurder.

Een externe adviseur helpt de OR om de aanvraag goed te beoordelen, aanvullende vragen te formuleren en het adviestraject zorgvuldig te doorlopen. Lees meer over ondersteuning bij een adviesaanvraag OR of over bredere OR-adviestrajecten.

Hoe Basis & Beleid helpt bij adviesaanvragen

Basis & Beleid helpt ondernemingsraden bij het beoordelen van adviesaanvragen. We kijken naar de inhoud van het voorstel, de onderbouwing, de gevolgen voor medewerkers en het proces.

Wij ondersteunen onder andere bij:

• beoordelen of de adviesaanvraag volledig is;
• formuleren van vragen aan de bestuurder;
• beoordelen van financiële en organisatorische onderbouwing;
• in kaart brengen van gevolgen voor medewerkers;
• voorbereiden van overleg;
• bepalen van voorwaarden of alternatieven;
• opstellen of aanscherpen van het OR-advies.

Onze adviseurs helpen de OR om overzicht te krijgen, zorgvuldig te handelen en sterker het overleg met de bestuurder in te gaan. Meer weten? Bekijk onze pagina over adviesaanvraag OR, OR-advies of contra-expertise voor de ondernemingsraad.

Veelgestelde vragen over adviesaanvragen aan de OR

Wat moet er in een adviesaanvraag aan de OR staan?

Een adviesaanvraag moet duidelijk maken welk besluit de bestuurder wil nemen, waarom dat besluit nodig is, wat de gevolgen zijn voor medewerkers en welke maatregelen worden genomen om die gevolgen op te vangen.

Wanneer moet de OR een adviesaanvraag krijgen?

De OR moet een adviesaanvraag krijgen bij belangrijke voorgenomen besluiten die onder het adviesrecht vallen, zoals reorganisatie, fusie, overname, sluiting of belangrijke organisatorische wijzigingen.

Wat als een adviesaanvraag onvolledig is?

Dan kan de OR aanvullende informatie vragen en aangeven dat een zorgvuldig advies pas mogelijk is wanneer de ontbrekende informatie is ontvangen.

Moet de OR advies geven als informatie ontbreekt?

De OR moet zorgvuldig kunnen adviseren. Als essentiële informatie ontbreekt, is het verstandig om schriftelijk aanvullende vragen te stellen voordat de OR inhoudelijk adviseert.

Welke vragen stelt de OR bij een adviesaanvraag?

De OR stelt vragen over de aanleiding, onderbouwing, alternatieven, gevolgen voor medewerkers, planning, uitvoering en maatregelen om negatieve gevolgen op te vangen.

Kan de OR externe hulp inschakelen bij een adviesaanvraag?

Ja, bij complexe of tijdsgevoelige adviesaanvragen kan externe ondersteuning helpen om de aanvraag goed te beoordelen en het adviestraject zorgvuldig te doorlopen.

Hulp nodig bij een adviesaanvraag?

Heeft jullie OR een adviesaanvraag ontvangen en twijfel je of deze volledig is? Of wil je weten welke vragen je moet stellen voordat de OR advies uitbrengt?

Basis & Beleid helpt ondernemingsraden bij het beoordelen van adviesaanvragen, het voorbereiden van overleg en het formuleren van een zorgvuldig OR-advies. Neem contact op via Basis & Beleid voor advies bij jullie vraagstuk.