Is jouw OR zomerproof?
De ondernemingsraad heeft in de zomer vaak te maken met een lagere bezetting.. Vergaderingen vallen uit, reacties duren langer en belangrijke kennis zit soms tijdelijk op een camping in Spanje. Maar is jouw OR zomerproof als er onverwacht toch een belangrijk dossier binnenkomt?
Een rustige zomer biedt ruimte om zaken op orde te brengen. Met goede afspraken blijft de OR bereikbaar, kunnen lopende dossiers doorgaan en ontstaat er ruimte om vooruit te kijken.
Zorg dat de OR bereikbaar blijft
Maak vóór de vakantie duidelijke afspraken over de bereikbaarheid. Wie controleert de gezamenlijke mailbox? Wie heeft contact met de bestuurder? En wie kan reageren als er een belangrijk onderwerp speelt?
Leg ook vast wanneer iets kan wachten en wanneer de hele OR moet worden ingeschakeld. Zo voorkom je dat één OR-lid tijdens de vakantieperiode alles moet opvangen.
Zo maak je de OR zomerproof
De zomer laat snel zien waar de werkwijze van de OR kwetsbaar is. Misschien kent maar één persoon een belangrijk dossier. Of staan afspraken alleen in persoonlijke mailboxen en niet op een gezamenlijke locatie.
Controleer daarom of relevante documenten goed vindbaar zijn. Denk aan lopende advies- en instemmingstrajecten, eerdere besluiten, afspraken met de bestuurder en belangrijke contactgegevens.
Zorg er ook voor dat meerdere OR-leden op de hoogte zijn van belangrijke dossiers. Een goede overdracht maakt de ondernemingsraad minder afhankelijk van individuele leden.
Kijk verder dan de eerstvolgende vergadering
Gebruik een rustig moment om te bespreken welke onderwerpen na de zomer kunnen spelen. Zijn er reorganisatieplannen, veranderingen in roosters, nieuwe systemen of wijzigingen in arbeidsvoorwaarden te verwachten?
Bespreek met de bestuurder welke besluiten eraan komen en wanneer de OR daarbij wordt betrokken. Een vroeg gesprek voorkomt dat de OR later onder tijdsdruk een advies- of instemmingsaanvraag moet behandelen.
Gebruik de zomer voor evaluatie en ontwikkeling
De zomerperiode is ook geschikt om stil te staan bij het functioneren van de OR. Sluit de taakverdeling nog aan bij de kwaliteiten en interesses van de leden? Worden onderwerpen voldoende voorbereid? En komt de OR toe aan zijn eigen prioriteiten?
Een korte evaluatie kan al veel opleveren. Kies samen één of twee verbeterpunten voor het najaar. Dat werkt vaak beter dan een lange lijst met goede voornemens.
Ook een training, themabijeenkomst of interne kennissessie kan helpen om na de zomer sterker van start te gaan.
Wat als er toch een advies- of instemmingsaanvraag komt?
Een adviesaanvraag of instemmingsaanvraag kan ook tijdens de vakantieperiode binnenkomen. Een lagere bezetting hoeft echter niet te betekenen dat de ondernemingsraad overhaast moet reageren.
De OR moet voldoende tijd en informatie krijgen om tot een zorgvuldig besluit te komen. Daarbij moet de OR ook volgens zijn eigen afspraken kunnen vergaderen en besluiten. Ga daarom vóór de vakantie na hoeveel OR-leden nodig zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen en welke afspraken gelden voor online vergaderen.
Bespreek vervolgens met de bestuurder wat gezien de vakantieplanning haalbaar is. Een realistische planning voorkomt onnodige tijdsdruk en geeft de ondernemingsraad ruimte om zijn rol zorgvuldig uit te voeren.
Een goed voorbereide OR kan ook echt vakantie nemen
Een ondernemingsraad hoeft in de zomer niet voortdurend paraat te staan. Goede afspraken zorgen er juist voor dat OR-leden met een gerust gevoel vrij kunnen nemen.
Is duidelijk wie bereikbaar is, zijn dossiers overdraagbaar en bestaat er zicht op wat na de zomer komt? Dan kan de OR de rustige periode benutten én handelen wanneer dat nodig is.
Komt er toch onverwacht een adviesaanvraag, instemmingsaanvraag of andere ontwikkeling op tafel? Dan is het prettig om te weten dat de adviseurs van Basis & Beleid kunnen meedenken.
Zo wordt de zomer niet alleen een periode van rust, maar ook een goed moment om als ondernemingsraad sterker terug te komen.
Wij wensen alle ondernemingsraden een fijne en ontspannen zomer.