AI op de werkvloer: welke rechten heeft de OR?
Steeds meer organisaties gebruiken kunstmatige intelligentie om werkprocessen te versnellen, informatie te analyseren of medewerkers te ondersteunen. AI kan bijvoorbeeld teksten samenvatten, sollicitaties beoordelen, roosters maken of prestaties voorspellen.
De invoering van AI is niet alleen een technische keuze. Het kan ook gevolgen hebben voor functies, werkgelegenheid, werkdruk, privacy en de manier waarop beslissingen over medewerkers worden genomen. Daarom heeft de ondernemingsraad bij veel AI-toepassingen adviesrecht, instemmingsrecht of recht op informatie.
Welke bevoegdheid geldt, hangt af van het systeem, het doel en de gevolgen voor medewerkers.
Wanneer moet de OR bij AI worden betrokken?
Niet iedere aanschaf van een AI-programma hoeft aan de OR te worden voorgelegd. Een eenvoudig hulpmiddel dat nauwelijks gevolgen heeft voor medewerkers zal meestal anders worden beoordeeld dan een systeem dat werk verdeelt, prestaties meet of functies vervangt.
De rol van de OR wordt belangrijker wanneer AI:
- de organisatie of werkprocessen ingrijpend verandert;
- invloed heeft op functies of arbeidsplaatsen;
- persoonsgegevens van medewerkers gebruikt;
- gedrag of prestaties analyseert;
- wordt gebruikt bij personeelsbeslissingen;
- gevolgen heeft voor werkdruk, scholing of arbeidsomstandigheden.
Het is verstandig om geplande AI-toepassingen al tijdens het artikel 24-overleg te bespreken. De OR kan dan vroegtijdig vragen stellen en afspraken maken over zijn betrokkenheid.
Adviesrecht bij een belangrijke technologische verandering
De OR kan adviesrecht hebben wanneer de invoering van AI leidt tot een belangrijke technologische voorziening of een belangrijke verandering binnen de organisatie. Dat is bijvoorbeeld denkbaar wanneer AI werkzaamheden structureel automatiseert, afdelingen anders laat samenwerken of invloed heeft op een grote groep medewerkers.
Niet de naam van het systeem, maar de impact ervan is doorslaggevend. Een relatief kleine softwareaankoop kan grote organisatorische gevolgen hebben wanneer taken verdwijnen of beslissingen voortaan automatisch worden voorbereid.
Bij de beoordeling kan de OR onder meer kijken naar de aanleiding, alternatieven, financiële onderbouwing en gevolgen voor medewerkers. De algemene regels hiervoor staan in onze uitleg over het adviesrecht van de OR volgens artikel 25 WOR.
Wanneer een concreet voorgenomen besluit wordt voorgelegd, moet de OR voldoende informatie en tijd krijgen om daarover een onderbouwd advies uit te brengen. Lees hierover meer op de pagina over de adviesaanvraag aan de OR.
Instemmingsrecht bij gegevens en controle
AI-systemen verwerken vaak gegevens over medewerkers. Denk aan informatie over aanwezigheid, productiviteit, communicatie, beoordelingen of ziekteverzuim. De OR kan dan instemmingsrecht hebben bij de regeling rond het verwerken en beschermen van die persoonsgegevens.
Ook wanneer een AI-systeem geschikt is om aanwezigheid, gedrag of prestaties te volgen, kan instemming nodig zijn. Dat kan bijvoorbeeld spelen bij software die gesprekken analyseert, productiviteit meet of voorspellingen doet over het functioneren van medewerkers.
Dit onderwerp wordt uitgebreider behandeld in instemmingsrecht van de OR bij privacy en personeelscontrole.
Soms spelen adviesrecht en instemmingsrecht naast elkaar. De invoering van AI kan dan zowel een belangrijke technologische verandering zijn als leiden tot een nieuwe personeels- of privacyregeling.
Wat verandert er in het werk?
AI kan taken overnemen, maar ook nieuwe werkzaamheden creëren. De OR moet daarom niet alleen kijken naar het aantal arbeidsplaatsen. Ook de inhoud en kwaliteit van het werk kunnen veranderen.
Denk aan medewerkers die vaker uitkomsten van AI moeten controleren, terwijl zij minder ruimte krijgen om zelf beslissingen te nemen. Andersom kan AI juist routinematig werk verminderen en ruimte bieden voor interessantere taken.
Vraag daarom welke werkzaamheden verdwijnen, veranderen of ontstaan. Ook moet duidelijk worden welke kennis medewerkers nodig hebben en hoeveel tijd beschikbaar is om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.
Besteed daarbij aandacht aan medewerkers die niet dagelijks met digitale systemen werken of extra ondersteuning nodig hebben. Scholing moet aansluiten bij verschillende functies en kennisniveaus.
Voorkom dat mensen alleen nog het systeem volgen
Een menselijke controle klinkt geruststellend, maar heeft alleen waarde wanneer de medewerker werkelijk kan ingrijpen. Daarvoor moet iemand begrijpen hoe een uitkomst tot stand komt, voldoende informatie hebben en bevoegd zijn om ervan af te wijken.
De OR kan daarom vragen:
- Wie controleert de uitkomsten van het systeem?
- Kan deze persoon een beslissing aanpassen of tegenhouden?
- Hoe worden fouten en opvallende uitkomsten onderzocht?
- Wordt vastgelegd wanneer van het systeem is afgeweken?
- Hoe kunnen medewerkers bezwaar maken tegen een uitkomst?
Zonder duidelijke afspraken bestaat het risico dat een advies van het systeem in de praktijk als definitief wordt behandeld.
Let op AI bij personeelsbeslissingen
Extra voorzichtigheid is nodig wanneer AI wordt gebruikt bij werving, personeelsbeoordeling, promotie, taakverdeling of ontslag. Fouten of vooroordelen in gegevens kunnen dan rechtstreeks gevolgen hebben voor medewerkers en sollicitanten.
De OR moet kunnen begrijpen welke gegevens het systeem gebruikt, welke uitkomst het produceert en hoe deze wordt meegewogen. Ook moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk blijft voor de uiteindelijke beslissing.
Vraag daarnaast hoe de organisatie controleert of bepaalde groepen structureel worden benadeeld. Een systeem kan neutraal lijken, maar toch onderscheid maken op basis van gegevens die indirect samenhangen met bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, gezondheid of afkomst.
Medewerkers moeten weten wanneer AI bij een beslissing wordt gebruikt en bij wie zij terechtkunnen met vragen of bezwaar.
Privacy en gegevensbescherming
De inzet van AI verandert niets aan de verantwoordelijkheid van de werkgever om aan de AVG te voldoen. De werkgever moet een geldige grondslag hebben, niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk en medewerkers duidelijk informeren.
Bij toepassingen met een hoog privacyrisico kan een Data Protection Impact Assessment nodig zijn. Zo’n DPIA brengt de risico’s en voorgenomen maatregelen in kaart. De OR kan deze informatie gebruiken bij de beoordeling van het systeem.
Let vooral op gegevens die voor een ander doel zijn verzameld. Informatie uit urenregistratie of e-mails mag niet vanzelfsprekend worden hergebruikt om prestaties te voorspellen.
Grip krijgen op AI binnen jullie organisatie?
Basis & Beleid helpt de OR om de werking, risico’s en gevolgen van een AI-systeem te beoordelen en de juiste vragen aan de bestuurder te stellen.
Wat betekent de Europese AI Act?
De Europese AI Act stelt regels aan de ontwikkeling en het gebruik van AI. De verplichtingen hangen af van het soort systeem en het bijbehorende risico.
Sommige toepassingen op het gebied van werk en personeel kunnen als hoog risico worden aangemerkt. Denk aan systemen die worden gebruikt voor werving, selectie, personeelsbeheer of beoordeling. Voor zulke toepassingen gelden strengere eisen, onder meer rond risicobeheer, documentatie, transparantie en menselijk toezicht.
De AI Act vervangt de rechten van de OR niet. Ook wanneer een systeem aan de Europese regels voldoet, moet de bestuurder beoordelen of advies of instemming van de OR nodig is. De WOR, AVG en AI Act kunnen dus naast elkaar van toepassing zijn.
Omdat onderdelen van de AI Act gefaseerd van toepassing worden en de regels nog verder worden uitgewerkt, is het belangrijk om bij concrete systemen de actuele situatie te controleren.
Welke informatie heeft de OR nodig?
De bestuurder moet niet alleen vertellen welke software wordt aangeschaft. De OR moet kunnen beoordelen wat het systeem in de praktijk doet en welke gevolgen het heeft.
Vraag om een duidelijke beschrijving van:
- het doel en de noodzaak van het systeem;
- de gebruikte gegevens en werking op hoofdlijnen;
- de gevolgen voor functies, werkdruk en werkgelegenheid;
- de rol van menselijke controle;
- de belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen;
- de manier waarop het systeem wordt geëvalueerd.
Ook afspraken met leveranciers zijn relevant. Kan de leverancier gegevens opnieuw gebruiken? Waar worden deze verwerkt? En wat gebeurt er wanneer de organisatie met het systeem wil stoppen?
De OR hoeft niet alle technische details te begrijpen. Wel moet hij voldoende inzicht hebben om de gevolgen, risico’s en gemaakte keuzes te kunnen beoordelen.
Maak afspraken vóór de invoering
Een tijdelijke proef of pilot lijkt vaak vrijblijvend, maar kan al gevolgen hebben voor medewerkers. Bovendien is het na een succesvolle proef lastiger om principiële keuzes opnieuw ter discussie te stellen.
Spreek daarom vooraf af wat het doel en de duur van de pilot zijn, welke gegevens worden verzameld en wanneer de OR de resultaten ontvangt. Leg ook vast dat bredere invoering een nieuw besluit kan zijn waarvoor opnieuw advies of instemming nodig is.
Neem daarnaast vaste evaluatiemomenten op. Daarbij kan worden gekeken naar fouten, klachten, werkdruk, discriminatierisico’s en de vraag of het systeem werkelijk de beloofde resultaten oplevert.
Praktische vragen voor de OR
Bij een nieuwe AI-toepassing kan de OR beginnen met deze vragen:
- Welk probleem moet het systeem oplossen?
- Welke werkzaamheden en functies veranderen?
- Welke gegevens worden gebruikt?
- Kan het systeem medewerkers beoordelen of controleren?
- Wie blijft verantwoordelijk voor beslissingen?
- Welke alternatieven zijn onderzocht?
- Hoe worden fouten en discriminatie voorkomen?
- Welke scholing en begeleiding krijgen medewerkers?
- Wanneer wordt het systeem geëvalueerd?
- Heeft de OR adviesrecht, instemmingsrecht of beide?
Is de technologie of de juridische positie moeilijk te beoordelen? Dan kan de OR een externe deskundige inschakelen of gebruikmaken van OR-advies en ondersteuning.
Veelgestelde vragen over AI en de OR
Heeft de OR altijd adviesrecht bij de invoering van AI?
Nee. Dat hangt af van de aard, omvang en gevolgen van het systeem. Bij een belangrijke technologische of organisatorische verandering kan adviesrecht gelden.
Heeft de OR instemmingsrecht bij AI?
Dat kan wanneer het systeem persoonsgegevens verwerkt binnen een algemene regeling of geschikt is om aanwezigheid, gedrag of prestaties van medewerkers te controleren.
Mogen AI-systemen medewerkers beoordelen?
Dat is niet zonder meer verboden, maar er gelden strenge eisen. De werkgever moet onder meer rekening houden met privacy, transparantie, discriminatierisico’s en menselijke controle. Ook kan instemming van de OR nodig zijn.
Geldt het medezeggenschapsrecht ook tijdens een pilot?
Een pilot is niet automatisch vrijgesteld. Wanneer medewerkers worden gevolgd, persoonsgegevens worden verwerkt of de proef al belangrijke gevolgen heeft, kan de OR ook vooraf rechten hebben.
Kan de OR voorwaarden stellen aan de invoering?
Ja. De OR kan in zijn advies of instemmingsbesluit voorwaarden opnemen over bijvoorbeeld menselijk toezicht, scholing, gegevensgebruik, evaluatie en betrokkenheid bij toekomstige wijzigingen.
Lees meer over OR-advies
Wil je meer weten over het beoordelen van plannen, het adviesrecht van de OR en een zorgvuldig adviestraject? Bekijk onze artikelen met praktische uitleg en aandachtspunten voor ondernemingsraden.
