Instemmingsrecht OR: wanneer is instemming verplicht?
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van bepaalde personele regelingen. Dit recht is vastgelegd in artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Het geldt onder meer voor regelingen over werktijden, arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim, personeelsbeoordeling, privacy en personeelscontrole.
In dit artikel leggen we uit wanneer instemming verplicht is, hoe de procedure verloopt en wat de OR kan doen als een regeling zonder instemming wordt ingevoerd.
Wat is het instemmingsrecht van de OR?
Het instemmingsrecht geeft de OR de bevoegdheid om mee te beslissen over bepaalde regelingen op het gebied van sociaal beleid. De bestuurder heeft instemming nodig wanneer hij zo’n regeling wil invoeren, wijzigen of intrekken.
Het moet daarbij gaan om een regeling die geldt voor alle medewerkers of voor een groep medewerkers. Een regeling heeft normaal gesproken een terugkerend karakter. Een eenmalig besluit over één individuele werknemer valt daarom meestal niet onder het instemmingsrecht.
Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe thuiswerkregeling, een gewijzigd beoordelingssysteem of een protocol voor cameratoezicht. Dit zijn afspraken die herhaaldelijk kunnen worden toegepast en gevolgen hebben voor meerdere medewerkers.
Het instemmingsrecht is een van de belangrijkste bevoegdheden uit de Wet op de ondernemingsraden. De onderwerpen waarvoor instemming nodig is, staan hoofdzakelijk in artikel 27 WOR. Een cao of ondernemingsovereenkomst kan de bevoegdheden van de OR daarnaast uitbreiden.
Over welke onderwerpen heeft de OR instemmingsrecht?
De OR heeft instemmingsrecht over personele regelingen die in artikel 27 WOR worden genoemd. Het gaat niet om ieder personeelsbesluit, maar om een wettelijk afgebakende groep onderwerpen.
| Onderwerp | Voorbeelden van regelingen |
|---|---|
| Pensioen, sparen en winstdeling | Pensioenovereenkomst, spaarregeling en winstdelingsregeling |
| Arbeids- en rusttijden | Roosters, pauzes, bereikbaarheidsdiensten en werktijdenregelingen |
| Vakantie | Regels voor aanvragen, spreiding en collectieve vakantie |
| Beloning en functiewaardering | Salarissystematiek, functie-indeling en methoden voor beloning |
| Arbeidsomstandigheden | RI&E, plan van aanpak, arbodienst en preventiebeleid |
| Ziekteverzuim en re-integratie | Verzuimprotocol, ziekmelding en re-integratiebeleid |
| Aanstellen, ontslag en bevordering | Wervingsbeleid, selectieprocedures en promotiebeleid |
| Personeelsopleiding | Opleidingsbeleid en regelingen voor scholing |
| Personeelsbeoordeling | Functionerings- en beoordelingssystemen |
| Bedrijfsmaatschappelijk werk | Regelingen voor interne of externe ondersteuning |
| Werkoverleg | Structurele inrichting en werkwijze van het werkoverleg |
| Klachten | Klachtenregelingen en procedures voor ongewenst gedrag |
| Privacy | Verwerking en bescherming van personeelsgegevens |
| Personeelscontrole | Camera’s, tijdregistratie en digitale monitoring |
| Klokkenluidersregeling | Procedure voor het melden van vermoedelijke misstanden |
Of een concreet voorstel onder artikel 27 valt, hangt niet alleen af van de titel van het document. De inhoud en werking van de regeling zijn bepalend. Een document dat “werkinstructie” wordt genoemd, kan toch instemmingsplichtig zijn wanneer het feitelijk algemene regels bevat over werktijden, beoordeling of controle van medewerkers.
Wanneer is sprake van een regeling?
Voor het instemmingsrecht moet doorgaans sprake zijn van een algemene regeling die voor alle medewerkers of voor een herkenbare groep geldt. De regeling moet bovendien geschikt zijn om meerdere keren toe te passen.
Een besluit over de bonus van één medewerker is geen algemene regeling. Een systeem waarin staat hoe bonussen voor een groep medewerkers worden berekend en toegekend, kan dat wel zijn.
Hetzelfde onderscheid speelt bij personeelsbeoordeling. De inhoud van één beoordelingsgesprek valt niet onder het instemmingsrecht. De algemene methode waarmee medewerkers periodiek worden beoordeeld, kan wel instemmingsplichtig zijn.
De bestuurder kan het instemmingsrecht niet omzeilen door een regeling een andere naam te geven. De OR moet daarom kijken naar de feitelijke werking:
- geldt het besluit voor alle medewerkers of een groep;
- bevat het algemene normen of procedures;
- kan het herhaaldelijk worden toegepast;
- raakt het een onderwerp uit artikel 27 WOR?
Een beleidsregel, protocol, handboek of software-instelling kan dus een instemmingsplichtige regeling bevatten.
Instemmingsrecht bij werktijden en roosters
De OR heeft instemmingsrecht bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van een arbeids- en rusttijdenregeling. Dit kan bijvoorbeeld spelen bij een nieuw ploegendienstrooster, gewijzigde pauzetijden, bereikbaarheidsdiensten of structurele aanpassing van begin- en eindtijden.
Het recht gaat over de regeling waarmee werktijden worden georganiseerd. Een incidentele wijziging voor één medewerker is meestal iets anders dan het veranderen van het collectieve roostersysteem.
Bij de beoordeling kan de OR kijken naar gezondheid, werkdruk, herstel, bezetting en de balans tussen werk en privé. Basis & Beleid ondersteunt ondernemingsraden bij vraagstukken over arbeidstijden, roosters en toeslagen.
Instemmingsrecht bij arbeidsomstandigheden en verzuim
Regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratie vallen onder artikel 27 WOR voor zover de werkgever ruimte heeft om eigen keuzes te maken.
Het instemmingsrecht kan onder meer gelden voor de aanpak van de risico-inventarisatie en -evaluatie, het plan van aanpak, de keuze van de arbodienst en regelingen rond de preventiemedewerker. Ook het verzuimprotocol en de procedure voor ziekmelding kunnen instemmingsplichtig zijn.
De OR beoordeelt daarbij niet alleen of de regeling juridisch klopt. Ook de praktische gevolgen zijn belangrijk. Stimuleert het beleid gezond en veilig werken? Is de werkdruk voldoende meegenomen? Zijn verantwoordelijkheden duidelijk en kunnen medewerkers laagdrempelig problemen melden?
Arbeidsomstandigheden en verzuim hangen nauw samen met duurzame inzetbaarheid en de rol van de OR.
Instemmingsrecht bij privacy en personeelscontrole
De OR heeft instemmingsrecht bij regelingen over het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van medewerkers. Ook voorzieningen die bedoeld zijn om aanwezigheid, gedrag of prestaties te controleren kunnen onder artikel 27 vallen.
Denk aan:
- cameratoezicht;
- tijd- en toegangsregistratie;
- controle van e-mail- of internetgebruik;
- track-and-tracesystemen;
- monitoring van productiviteit;
- personeelsdossiers;
- software die prestaties of gedrag analyseert.
De invoering van AI kan eveneens instemmingsplichtig zijn wanneer het systeem medewerkers beoordeelt, volgt of categoriseert. Daarnaast kan adviesrecht bestaan als de technologie een belangrijke investering vormt of de organisatie ingrijpend verandert. In dat geval kunnen adviesrecht en instemmingsrecht naast elkaar bestaan.
De OR moet bij zulke systemen onder meer onderzoeken welke gegevens worden verzameld, met welk doel dat gebeurt, wie toegang krijgt en hoelang de informatie wordt bewaard. Ook moet duidelijk zijn hoe menselijke controle en bezwaar zijn geregeld.
Instemmingsrecht bij beloning en functiewaardering
Artikel 27 geeft de OR instemmingsrecht bij een belonings- of functiewaarderingssysteem. Het gaat daarbij om de manier waarop functies worden ingedeeld of beloningen worden berekend en toegekend.
De OR beslist niet automatisch mee over de hoogte van individuele salarissen of een eenmalige bonus. Dat zijn doorgaans primaire arbeidsvoorwaarden. Een algemeen systeem met salarisschalen, functiepunten, beoordelingscriteria of bonusregels kan wel onder het instemmingsrecht vallen.
Dit onderscheid is belangrijk. Het instemmingsrecht ziet vooral op de systematiek en niet zonder meer op de concrete hoogte van iedere beloning. Lees meer over de bredere positie van de OR bij arbeidsvoorwaarden en beloningsvraagstukken.
Wanneer heeft de OR geen instemmingsrecht?
Niet iedere sociale of personele afspraak valt onder artikel 27 WOR. De OR heeft doorgaans geen wettelijk instemmingsrecht over de hoogte van primaire arbeidsvoorwaarden, zoals het salaris, het aantal contracturen en het aantal vakantiedagen.
Er kan wel instemmingsrecht bestaan over de regeling waarmee deze onderwerpen worden uitgevoerd. Zo is het aantal vakantiedagen een primaire arbeidsvoorwaarde, terwijl de algemene vakantieregeling over aanvragen en spreiding instemmingsplichtig kan zijn.
Ook is instemming niet nodig voor zover het onderwerp inhoudelijk al in een cao of een publiekrechtelijke regeling is vastgelegd. De werkgever heeft dan geen eigen beslissingsruimte meer. Biedt de cao nog ruimte voor een bedrijfsspecifieke invulling, dan kan over die invulling wel instemmingsrecht bestaan.
Daarnaast geldt artikel 27 doorgaans niet voor een incidenteel of individueel besluit. De OR moet steeds beoordelen of werkelijk sprake is van een algemene regeling voor alle medewerkers of een groep.
Hoe verloopt een instemmingsprocedure?
De instemmingsprocedure begint met een schriftelijk verzoek van de bestuurder. Daarin moet staan welk besluit hij wil nemen, waarom de regeling nodig is en welke gevolgen zij voor medewerkers heeft.
De OR beoordeelt vervolgens de inhoud, noodzaak en uitvoerbaarheid. Hiervoor mag hij aanvullende informatie vragen en zo nodig een deskundige inschakelen. Een conceptregeling, privacyanalyse, risicoanalyse of vergelijking met de huidige situatie kan nodig zijn om een zorgvuldig oordeel te vormen.
Bestuurder en OR bespreken het voorstel ten minste eenmaal in een overlegvergadering. Dit overleg biedt ruimte om vragen te beantwoorden en aanpassingen te bespreken. De OR kan voorwaarden verbinden aan zijn instemming, bijvoorbeeld over evaluatie, looptijd, gegevensgebruik of betrokkenheid bij toekomstige wijzigingen.
Na het overleg neemt de OR een schriftelijk en gemotiveerd besluit. Hij kan instemmen, niet instemmen of instemmen onder duidelijk omschreven voorwaarden. Daarna informeert de bestuurder de OR schriftelijk over het definitieve besluit en het moment waarop de regeling wordt ingevoerd.
De WOR noemt geen algemene vaste termijn waarbinnen de OR moet beslissen. Hoeveel tijd redelijk is, hangt af van de complexiteit van de regeling en de kwaliteit van de verstrekte informatie.
Advies nodig?
Neem bij vragen contact op met ons kantoor. Onze adviseurs denken graag met je mee.
Mag de OR voorwaarden stellen aan instemming?
Ja. De OR kan duidelijk maken onder welke voorwaarden hij bereid is in te stemmen. Die voorwaarden moeten wel verband houden met de voorgestelde regeling.
Bij een privacyregeling kan de OR bijvoorbeeld instemmen onder de voorwaarde dat gegevens na een bepaalde termijn worden verwijderd. Bij een nieuw rooster kan een evaluatie na zes maanden worden afgesproken. Bij een beoordelingssysteem kan de OR vragen om scholing voor leidinggevenden en een bezwaarprocedure voor medewerkers.
Formuleer voorwaarden concreet. Benoem wat moet gebeuren, wie verantwoordelijk is, welke termijn geldt en hoe de uitvoering wordt gecontroleerd. Laat de bestuurder de geaccepteerde voorwaarden expliciet opnemen in het definitieve besluit.
Wat gebeurt er als de OR niet instemt?
Wanneer de OR niet instemt, mag de bestuurder de regeling niet zonder meer invoeren. Hij kan het voorstel aanpassen en opnieuw aan de OR voorleggen. Ook kunnen bestuurder en OR verder overleggen om tot een oplossing te komen.
Blijft instemming uit, dan kan de bestuurder de kantonrechter om vervangende toestemming vragen. De rechter kan toestemming geven wanneer de beslissing van de OR om niet in te stemmen onredelijk is, of wanneer het voorgenomen besluit noodzakelijk is vanwege zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen.
De OR moet een weigering daarom zorgvuldig motiveren. Maak duidelijk welke informatie is beoordeeld, welke bezwaren bestaan en welke aanpassingen nodig zijn. Alleen schrijven dat de OR “niet akkoord is” biedt weinig basis voor verder overleg of een eventuele procedure.
Wat als de bestuurder geen instemming vraagt?
Voert de bestuurder een instemmingsplichtig besluit in zonder instemming van de OR of vervangende toestemming van de kantonrechter? Dan kan de OR schriftelijk een beroep doen op de nietigheid van het besluit.
Daarvoor geldt een termijn van één maand. Die termijn begint nadat de bestuurder de OR schriftelijk over het besluit heeft geïnformeerd. Als dat niet gebeurt, kan de termijn beginnen zodra de OR merkt dat de regeling wordt uitgevoerd of toegepast.
Een besluit wordt niet automatisch buiten werking gesteld alleen omdat de vereiste instemming ontbreekt. De OR moet zich tijdig en schriftelijk op de nietigheid beroepen.
Blijft de bestuurder de regeling daarna uitvoeren, dan kan de OR de kantonrechter vragen de uitvoering te stoppen. De bestuurder kan op zijn beurt de rechter vragen te verklaren dat het beroep op nietigheid ten onrechte is gedaan.
Omdat de termijn kort is, is het verstandig om snel gespecialiseerde ondersteuning in te schakelen zodra de OR ontdekt dat een mogelijk instemmingsplichtige regeling zonder instemming wordt toegepast.
Wat is het verschil tussen adviesrecht en instemmingsrecht?
Het adviesrecht ziet vooral op belangrijke economische en organisatorische besluiten. Het instemmingsrecht ziet op specifieke personele regelingen.
Bij adviesrecht kan de bestuurder onder voorwaarden afwijken van het OR-advies. Bij instemmingsrecht mag de bestuurder de regeling niet invoeren zonder instemming of vervangende toestemming van de kantonrechter.
| Adviesrecht | Instemmingsrecht |
| Geregeld in artikel 25 WOR | Geregeld in artikel 27 WOR |
| Economische en organisatorische besluiten | Regelingen op het gebied van sociaal beleid |
| OR brengt advies uit | OR moet instemmen |
| Beroep kan bij de Ondernemingskamer | Geschillen worden behandeld door de kantonrechter |
| Afwijking kan leiden tot een opschortingstermijn | Besluit zonder instemming kan nietig zijn |
Soms gelden beide rechten binnen hetzelfde verandertraject. Bij een reorganisatie kan de nieuwe organisatiestructuur adviesplichtig zijn, terwijl een nieuw beoordelingssysteem of rooster instemmingsplichtig is. Bekijk daarom altijd de afzonderlijke besluiten en regelingen binnen het totale plan.
Wanneer is externe ondersteuning verstandig?
Een instemmingsaanvraag kan juridische, organisatorische en personele vragen combineren. Externe ondersteuning is vooral nuttig wanneer onduidelijk is of artikel 27 van toepassing is, belangrijke informatie ontbreekt of de voorgestelde regeling grote gevolgen heeft voor medewerkers.
Een adviseur kan de aanvraag analyseren, aanvullende vragen formuleren, risico’s zichtbaar maken en de OR helpen bij het vastleggen van voorwaarden. Ook kan begeleiding helpen wanneer OR en bestuurder van mening verschillen over de inhoud of instemmingsplicht.
Basis & Beleid ondersteunt ondernemingsraden bij zowel advies- als instemmingstrajecten. Bekijk de mogelijkheden voor praktisch en onafhankelijk OR-advies.
Wil de OR zijn kennis van de WOR, adviesrecht en instemmingsrecht structureel versterken? Bekijk dan onze training en scholing voor ondernemingsraden.
Veelgestelde vragen over instemmingsrecht
Is een besluit zonder instemming van de OR automatisch nietig?
Nee. De OR moet binnen de wettelijke termijn van één maand schriftelijk een beroep doen op de nietigheid. Zonder zo’n beroep blijft onzekerheid bestaan over de werking van het besluit.
Heeft de OR instemmingsrecht over salarissen?
De OR heeft doorgaans geen wettelijk instemmingsrecht over de hoogte van salarissen. Hij kan wel instemmingsrecht hebben over het systeem waarmee functies worden gewaardeerd of beloningen worden berekend en toegekend.
Heeft de OR instemmingsrecht bij een roosterwijziging?
Een structurele wijziging van de arbeids- en rusttijdenregeling is in beginsel instemmingsplichtig. Een eenmalige of individuele roosterwijziging valt daar meestal niet onder.
Mag de bestuurder een regeling invoeren als de OR niet instemt?
Niet zonder meer. De bestuurder kan het voorstel aanpassen of de kantonrechter om vervangende toestemming vragen.
Heeft de OR instemmingsrecht bij AI?
Dat kan. Instemmingsrecht kan bestaan wanneer AI wordt gebruikt voor personeelsregistratie, beoordeling, controle of verwerking van persoonsgegevens. Bij een grote investering of organisatorische verandering kan daarnaast adviesrecht gelden.
Geldt instemmingsrecht als het onderwerp al in de cao staat?
Niet voor zover de regeling inhoudelijk en uitputtend in de cao is vastgelegd. Heeft de werkgever nog ruimte om zelf keuzes te maken, dan kan over die bedrijfsspecifieke invulling wel instemming nodig zijn.
Lees meer over OR-advies
Wil je meer weten over het beoordelen van plannen, het adviesrecht van de OR en een zorgvuldig adviestraject? Bekijk onze artikelen met praktische uitleg en aandachtspunten voor ondernemingsraden.
Is jouw OR zomerproof?
Hoe blijft de ondernemingsraad in de zomer bereikbaar en besluitvaardig? Lees tips over overdracht, planning, scholing en onverwachte aanvragen.