Adviesaanvraag OR: uitleg, procedure en aandachtspunten
Een adviesaanvraag is een schriftelijk verzoek van de bestuurder aan de ondernemingsraad (OR) om advies uit te brengen over een voorgenomen besluit. De OR beoordeelt het voorstel, stelt vragen, bespreekt de gevolgen en brengt vervolgens een advies uit.
Een adviesaanvraag betekent niet dat de OR het besluit zelf neemt. De bestuurder blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissing. Wel moet de OR op tijd worden betrokken, zodat hij daadwerkelijk invloed kan uitoefenen voordat het besluit wordt uitgevoerd.
In de praktijk krijgt een OR een adviesaanvraag bijvoorbeeld bij een reorganisatie, fusie, belangrijke investering of wijziging van de organisatie.
Wat is een adviesaanvraag van de OR?
Een adviesaanvraag is onderdeel van het adviesrecht van de ondernemingsraad. Wanneer een bestuurder een belangrijk besluit wil nemen dat gevolgen heeft voor de organisatie of medewerkers, moet hij de OR hierover om advies vragen.
De adviesaanvraag bevat de informatie die de OR nodig heeft om het voorgenomen besluit te beoordelen.
De basis hiervoor staat in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Artikel 25 WOR beschrijft bij welke besluiten het adviesrecht van toepassing kan zijn.
Lees ook:
Adviesrecht OR: complete uitleg van artikel 25 WOR
Wanneer ontvangt de OR een adviesaanvraag?
Niet iedere verandering binnen een organisatie leidt tot een adviesaanvraag. Het adviesrecht geldt vooral bij belangrijke besluiten die invloed hebben op de organisatie of medewerkers.
Voorbeelden hiervan zijn:
- een reorganisatie;
- een fusie of overname;
- het beëindigen van werkzaamheden;
- een belangrijke wijziging in de organisatie;
- een verhuizing;
- een grote investering;
- een belangrijke technologische verandering.
De bestuurder moet de OR betrekken voordat het besluit definitief wordt genomen. De OR moet nog invloed kunnen uitoefenen op het voorstel.
Bijvoorbeeld: een bestuurder kan niet eerst alle keuzes vastleggen en daarna de OR vragen om alleen nog een reactie te geven. Het adviestraject moet plaatsvinden op een moment waarop aanpassing van het plan nog mogelijk is.
Wat moet er in een adviesaanvraag staan?
De WOR schrijft voor dat de bestuurder de OR voldoende informatie moet geven om het besluit te kunnen beoordelen.
Een goede adviesaanvraag bevat minimaal:
- de reden voor het voorgenomen besluit;
- de gevolgen voor medewerkers;
- de gevolgen voor de organisatie;
- de maatregelen die worden genomen;
- de planning van de uitvoering;
- eventuele alternatieven die zijn onderzocht.
Afhankelijk van het onderwerp kan aanvullende informatie nodig zijn.
Bij een reorganisatie kan dit bijvoorbeeld gaan om de personele gevolgen en de financiële noodzaak. Bij een investering kan de OR inzicht nodig hebben in de verwachte opbrengsten, risico’s en alternatieven.
De informatiepositie van de OR is daarom een belangrijk onderdeel van ieder adviestraject.
Lees meer:
Informatierecht OR: welke informatie mag de ondernemingsraad opvragen?
Hoe beoordeelt de OR een adviesaanvraag?
Een OR beoordeelt niet alleen of een besluit juridisch mogelijk is, maar vooral of het voorstel zorgvuldig is onderbouwd.
De belangrijkste vragen zijn:
Waarom is het besluit nodig?
De OR moet begrijpen welk probleem de bestuurder probeert op te lossen. Is er sprake van financiële druk, veranderende omstandigheden of een strategische keuze?
Zijn de gevolgen duidelijk?
Bekijk welke gevolgen het besluit heeft voor:
- functies;
- medewerkers;
- werkprocessen;
- werkdruk;
- toekomstige organisatieontwikkeling.
Zijn alternatieven onderzocht?
Een belangrijk onderdeel van het advies van de OR is het beoordelen of andere oplossingen mogelijk zijn.
Vraag bijvoorbeeld:
- Welke alternatieven zijn bekeken?
- Waarom is hiervoor gekozen?
- Welke gevolgen hebben andere scenario’s?
Is de uitvoering haalbaar?
Een besluit kan op papier logisch lijken, maar in de praktijk problemen opleveren. Kijk daarom ook naar de planning, beschikbare capaciteit en risico’s.
Heeft de OR genoeg informatie ontvangen?
Een veelvoorkomend probleem is dat een OR een adviesaanvraag ontvangt, maar nog niet voldoende informatie heeft om een goed oordeel te vormen.
De OR hoeft dan niet direct advies uit te brengen. De raad kan aanvullende vragen stellen en verzoeken om ontbrekende informatie.
Denk bijvoorbeeld aan:
- financiële onderbouwing;
- personele gevolgen;
- onderzoeksrapporten;
- scenario’s;
- risicoanalyses.
Bij financiële besluiten is het belangrijk dat de OR begrijpt waarop de aannames zijn gebaseerd.
Lees ook:
Financiële informatie voor de OR: wat moet de bestuurder delen?
Hoe verloopt een adviesprocedure?
Een adviestraject bestaat meestal uit verschillende stappen.
1. De bestuurder dient de adviesaanvraag in
De OR ontvangt het voorgenomen besluit met de relevante informatie.
2. De OR analyseert het voorstel
De OR bespreekt de aanvraag intern en bepaalt welke vragen nog openstaan.
3. Overleg met de bestuurder
Tijdens een overlegvergadering bespreekt de OR de aanvraag met de bestuurder. Hierbij worden vragen gesteld en kan de bestuurder toelichting geven.
Een belangrijk moment hiervoor kan het artikel 24-overleg zijn, waarin bestuurder en OR spreken over toekomstige ontwikkelingen.
4. De OR raadpleegt de achterban
Afhankelijk van het onderwerp kan de OR medewerkers betrekken bij het vormen van een standpunt.
5. De OR brengt advies uit
Het advies wordt schriftelijk uitgebracht en bevat de overwegingen van de OR.
6. De bestuurder neemt een definitief besluit
De bestuurder informeert de OR over het uiteindelijke besluit en de manier waarop het advies is meegenomen.
Een adviesaanvraag ontvangen?
Een adviesaanvraag kan grote gevolgen hebben voor medewerkers en de organisatie. Basis & Beleid helpt ondernemingsraden bij het analyseren van voorstellen, het stellen van de juiste vragen en het voorbereiden van een zorgvuldig advies.
Hoe lang duurt een adviestraject?
Er is geen vaste wettelijke termijn voor een adviestraject. De duur hangt af van de complexiteit van het besluit, de hoeveelheid informatie en de tijd die de OR nodig heeft om een zorgvuldig advies op te stellen.
Een korte termijn kan passend zijn bij een eenvoudig besluit. Bij grote veranderingen, zoals een reorganisatie of fusie, is vaak meer tijd nodig.
De bestuurder moet de OR een redelijke termijn geven om advies uit te brengen.
Kan de OR voorwaarden verbinden aan een advies?
Ja. De OR kan voorwaarden of aandachtspunten opnemen in het advies.
Bijvoorbeeld:
- betere communicatie richting medewerkers;
- aanvullende maatregelen voor personeel;
- monitoring na uitvoering;
- aanpassing van de planning.
Deze afspraken kunnen onderdeel worden van het overleg tussen bestuurder en OR.
Wat gebeurt er als de bestuurder afwijkt van het advies?
De bestuurder hoeft het advies van de OR niet altijd over te nemen. Wanneer de bestuurder besluit af te wijken van het advies, moet hij dit schriftelijk motiveren.
Bij adviesplichtige besluiten geldt bovendien een wachttijd voordat het besluit wordt uitgevoerd. Hierdoor krijgt de OR de mogelijkheid om het besluit eventueel juridisch te laten toetsen.
Een zorgvuldig adviestraject verkleint de kans op discussie achteraf.
Wanneer kan externe ondersteuning helpen?
Sommige adviesaanvragen zijn complexer dan andere. Bijvoorbeeld wanneer financiële, juridische of organisatorische kennis nodig is die niet binnen de OR aanwezig is.
Externe ondersteuning kan helpen bij:
- het analyseren van complexe informatie;
- het beoordelen van een businesscase;
- het voorbereiden van vragen;
- het toetsen van aannames;
- het versterken van het advies.
Lees meer:
Externe deskundige inschakelen als OR: wanneer en hoe?
Bij grote financiële of organisatorische besluiten kan ook contra-expertise voor de ondernemingsraad relevant zijn.
Veelgestelde vragen over adviesaanvragen
Wat is het verschil tussen adviesrecht en een adviesaanvraag?
Het adviesrecht is het wettelijke recht van de OR om advies te geven over bepaalde besluiten. De adviesaanvraag is het document waarmee de bestuurder dit adviestraject start.
Moet een adviesaanvraag schriftelijk worden ingediend?
Ja. De bestuurder moet de OR schriftelijk informeren over het voorgenomen besluit en de redenen daarvoor.
Kan een OR een adviesaanvraag weigeren?
Een OR kan aangeven dat de informatie onvoldoende is om advies uit te brengen. De OR weigert dan niet het traject, maar vraagt om aanvullende informatie.
Hoe lang mag een OR nadenken over een adviesaanvraag?
Er bestaat geen vaste termijn. De OR moet een redelijke periode krijgen om de aanvraag zorgvuldig te beoordelen.
Kan een OR een reorganisatie tegenhouden?
De OR heeft geen algemeen recht om een reorganisatie tegen te houden. Wel kan de OR invloed uitoefenen via het adviesrecht en de kwaliteit van het besluit beïnvloeden.
Wat gebeurt er na het advies van de OR?
De bestuurder neemt een definitief besluit en informeert de OR over de manier waarop het advies is meegenomen.
Lees meer over OR-advies
Wil je meer weten over het beoordelen van plannen, het adviesrecht van de OR en een zorgvuldig adviestraject? Bekijk onze artikelen met praktische uitleg en aandachtspunten voor ondernemingsraden.
