Informatierecht OR: welke informatie mag de ondernemingsraad opvragen?

Wat is het informatierecht van de OR?

Het informatierecht is één van de belangrijkste bevoegdheden van de ondernemingsraad. Het zorgt ervoor dat de OR zijn andere wettelijke taken goed kan uitvoeren.

De basis hiervoor staat in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De bestuurder moet de OR tijdig voorzien van informatie die nodig is voor het overleg en de medezeggenschap.

Het informatierecht bestaat uit twee onderdelen:

• informatie die de bestuurder verplicht moet verstrekken;
• informatie die de OR zelf kan opvragen wanneer deze nodig is voor zijn werkzaamheden.

De OR hoeft dus niet af te wachten totdat een bestuurder informatie aanbiedt. Wanneer informatie noodzakelijk is om een onderwerp goed te beoordelen, mag de OR hier gericht om vragen.

Welke informatie moet de bestuurder uit zichzelf geven?

De bestuurder moet de OR actief informeren over belangrijke ontwikkelingen binnen de onderneming.

Daarbij gaat het bijvoorbeeld om:

• financiële ontwikkelingen;
• verwachtingen voor de toekomst;
• investeringen;
• wijzigingen in de organisatie;
• personele ontwikkelingen;
• belangrijke besluiten die worden voorbereid.

Een belangrijk moment hiervoor is het artikel 24-overleg. Tijdens dit overleg bespreken bestuurder en OR de algemene gang van zaken binnen de organisatie en de besluiten die eraan komen.

Het doel hiervan is dat de OR niet pas wordt betrokken wanneer een besluit al volledig is uitgewerkt, maar tijdig invloed kan uitoefenen.

Welke informatie mag de OR opvragen?

De OR mag alle informatie vragen die redelijkerwijs nodig is om zijn taak uit te voeren.

Welke informatie nodig is, hangt af van het onderwerp. Bij een reorganisatie zijn bijvoorbeeld andere gegevens nodig dan bij een wijziging van een personeelsregeling.

Voorbeelden van informatie die de OR kan opvragen:

• financiële rapportages;
• personeelsgegevens op geaggregeerd niveau;
• onderzoeken en analyses;
• beleidsstukken;
• plannen en scenario’s;
• risicoanalyses;
• evaluaties van eerdere besluiten;
• informatie over gevolgen voor medewerkers.

De OR hoeft niet alleen informatie te ontvangen die al beschikbaar is. Wanneer bepaalde gegevens noodzakelijk zijn om een besluit te beoordelen, kan de OR vragen om aanvullende toelichting of analyses.

Informatierecht bij een adviesaanvraag

Wanneer de OR adviesrecht heeft, is goede informatie essentieel. De bestuurder moet de OR voldoende gegevens geven om het voorgenomen besluit zorgvuldig te kunnen beoordelen.

Bij een reorganisatie gaat het bijvoorbeeld niet alleen om de mededeling dat functies verdwijnen. De OR moet inzicht krijgen in:

• de aanleiding van de reorganisatie;
• de financiële onderbouwing;
• alternatieven die zijn onderzocht;
• gevolgen voor medewerkers;
• planning en uitvoering.

Lees ook onze uitgebreide uitleg over adviesrecht van de OR volgens artikel 25 WOR.

Ontbreekt belangrijke informatie? Dan kan de OR aangeven dat hij het advies nog niet zorgvuldig kan uitbrengen totdat de benodigde gegevens beschikbaar zijn.

Informatierecht bij financiële onderwerpen

Financiële informatie speelt bij veel OR-vraagstukken een belangrijke rol. Een ondernemingsraad hoeft geen financiële specialist te zijn, maar moet wel kunnen begrijpen welke ontwikkelingen invloed hebben op belangrijke besluiten.

De OR kan bijvoorbeeld vragen naar:

• begrotingen;
• prognoses;
• investeringsplannen;
• kostenbesparingen;
• financiële risico’s;
• onderliggende aannames.

Meer hierover lees je in het artikel Financiële informatie voor de OR: wat moet de bestuurder delen?.

Bij complexe besluiten kan de OR daarnaast een financiële onderbouwing of businesscase laten onderzoeken. Zie hiervoor ook businesscase beoordelen als ondernemingsraad.

Informatierecht bij instemmingsaanvragen

Ook bij instemmingsrecht is informatie noodzakelijk. De OR moet kunnen beoordelen welke gevolgen een nieuwe regeling heeft voor medewerkers.

Bijvoorbeeld bij:

• privacyregelingen;
• werktijden;
• beoordelingssystemen;
• arbeidsomstandigheden;
• personeelscontroles.

De OR moet niet alleen weten wat de bestuurder wil invoeren, maar ook waarom dit nodig is en welke gevolgen dit heeft.

Lees meer over dit onderwerp in:
Wanneer is instemming van de OR verplicht?

Mag de bestuurder informatie weigeren?

De bestuurder hoeft niet iedere informatievraag automatisch te beantwoorden. De vraag moet verband houden met de wettelijke taak van de OR.

Een verzoek kan bijvoorbeeld worden aangepast wanneer:

• de informatie geen relatie heeft met het OR-werk;
• het verzoek onvoldoende is onderbouwd;
• de informatie onevenredig belastend is om te verzamelen.

Een bestuurder kan informatie ook onder geheimhouding verstrekken wanneer dit noodzakelijk is. Denk bijvoorbeeld aan vertrouwelijke financiële informatie, overnameplannen of concurrentiegevoelige gegevens.

Geheimhouding betekent echter niet dat de bestuurder de informatie zomaar mag achterhouden.

Wat doet de OR als informatie ontbreekt?

Wanneer informatie ontbreekt, is het belangrijk om niet direct over te gaan tot een inhoudelijk standpunt. De OR moet eerst duidelijk maken welke informatie nodig is en waarom.

Een praktisch verzoek bevat:

• welke informatie ontbreekt;
• voor welk onderwerp deze nodig is;
• waarom de OR deze informatie nodig heeft;
• wanneer de informatie nodig is.

Leg afspraken altijd schriftelijk vast. Hierdoor ontstaat duidelijkheid over wat is gevraagd en welke informatie nog volgt.