OR-verkiezingen organiseren: stappenplan en regels
De leden van een ondernemingsraad worden gekozen door de medewerkers van de organisatie. Dat klinkt eenvoudig, maar een geldige OR-verkiezing vraagt om een zorgvuldige voorbereiding. Wie mag stemmen? Wie kan zich kandidaat stellen? Wat moet er in het OR-reglement staan? En zijn verkiezingen nog nodig wanneer er precies genoeg kandidaten zijn?
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe OR-verkiezingen verlopen en welke regels daarbij gelden.
Wanneer zijn OR-verkiezingen nodig?
OR-verkiezingen zijn nodig bij de eerste oprichting van een ondernemingsraad en aan het einde van iedere zittingsperiode. Ook tussentijdse verkiezingen kunnen nodig zijn wanneer vacatures niet volgens het OR-reglement kunnen worden ingevuld.
Heeft de organisatie nog geen ondernemingsraad? Dan is de ondernemer verantwoordelijk voor het organiseren van de eerste verkiezingen. Bij volgende verkiezingen ligt die verantwoordelijkheid bij de zittende OR.
Een organisatie moet een ondernemingsraad instellen wanneer er in de regel minimaal 50 personen werkzaam zijn. Meer over deze grens en wie daarbij meetelt lees je in wanneer is een ondernemingsraad verplicht?.
Welke regels gelden voor OR-verkiezingen?
De belangrijkste wettelijke regels staan in de Wet op de ondernemingsraden. Iedere OR moet daarnaast een eigen reglement hebben. Hierin staat hoe de verkiezingen binnen de organisatie worden georganiseerd.
Het reglement bevat onder andere afspraken over:
- de kandidaatstelling;
- het actief en passief kiesrecht;
- de wijze van stemmen;
- de vaststelling van de uitslag;
- de zittingsduur van de OR;
- het invullen van tussentijdse vacatures;
- eventuele kiesgroepen of kieskringen.
Controleer ruim voor de verkiezingen of het bestaande reglement nog aansluit bij de organisatie en de actuele wetgeving. De SER biedt hiervoor een voorbeeldreglement.
Wie mag stemmen bij OR-verkiezingen?
Het recht om te stemmen heet actief kiesrecht. Volgens de wettelijke hoofdregel zijn medewerkers kiesgerechtigd wanneer zij minimaal drie maanden in de onderneming werken.
Het maakt daarbij niet uit of iemand een vast of tijdelijk contract heeft en of diegene fulltime of parttime werkt.
Voor uitzendkrachten gelden aanvullende regels. Zij worden na 15 maanden bij de inlener aangemerkt als in de onderneming werkzame personen. Na in totaal 18 maanden kunnen zij volgens de wettelijke hoofdregel stemmen en zich kandidaat stellen.
De OR kan in zijn reglement afwijken van deze termijnen wanneer dat bevorderlijk is voor een goede toepassing van de WOR. Zo kan een organisatie ervoor kiezen nieuwe medewerkers eerder stemrecht te geven. Een afwijking moet wel uitlegbaar en passend zijn.
Wie mag zich kandidaat stellen?
Het recht om zich kandidaat te stellen heet passief kiesrecht. Hiervoor geldt eveneens als hoofdregel dat een medewerker minimaal drie maanden in de onderneming werkzaam moet zijn.
Kandidaten kunnen worden voorgedragen via een kandidatenlijst van een vakbond. Medewerkers die geen lid zijn van een vakbond of niet via een vakbondslijst deelnemen, moeten ook de mogelijkheid krijgen zich kandidaat te stellen.
Het OR-reglement bepaalt hoe de kandidaatstelling verloopt en aan welke praktische voorwaarden een kandidatenlijst moet voldoen. De procedure mag geen onnodige drempels opwerpen voor medewerkers die zich verkiesbaar willen stellen.
Hoeveel zetels heeft de ondernemingsraad?
Het aantal OR-leden hangt af van het aantal personen dat in de onderneming werkzaam is. Artikel 6 van de WOR bevat hiervoor een wettelijke staffel.
Een organisatie met 50 tot 100 medewerkers heeft volgens de hoofdregel een OR met drie leden. Naarmate de organisatie groter wordt, neemt ook het aantal zetels toe.
De ondernemer kan met toestemming van de bedrijfscommissie een afwijkend aantal leden vaststellen. Daarbij moet worden gekeken of de gekozen omvang voldoende is om de verschillende groepen binnen de organisatie goed te vertegenwoordigen en het OR-werk uitvoerbaar te maken.
Begin op tijd met de voorbereiding
Voor een zorgvuldig verkiezingsproces is ongeveer dertien weken voorbereiding een bruikbare richtlijn. De precieze termijnen worden bepaald door het OR-reglement.
Maak vooraf een verkiezingskalender waarin alle belangrijke momenten zijn opgenomen. Denk aan de aankondiging van de verkiezingen, het opstellen van de kiezerslijst, de kandidaatstelling, de stemming en de bekendmaking van de uitslag.
Bij de eerste OR kan een tijdelijke voorbereidings- of verkiezingscommissie veel werkzaamheden uitvoeren. Bij volgende verkiezingen kan de zittende OR zelf een verkiezingscommissie instellen. Zorg dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor iedere stap en wie vragen of bezwaren behandelt.
Stappenplan voor OR-verkiezingen
Een verkiezingstraject bestaat doorgaans uit de volgende stappen:
- Controleer het OR-reglement en pas dit zo nodig tijdig aan.
- Stel de verkiezingsdatum en volledige planning vast.
- Benoem een verkiezingscommissie.
- Maak een lijst van kiesgerechtigde en verkiesbare medewerkers.
- Informeer medewerkers over de verkiezingen en het OR-lidmaatschap.
- Open de kandidaatstelling.
- Controleer en publiceer de kandidatenlijsten.
- Organiseer een geheime schriftelijke of digitale stemming.
- Tel de stemmen en stel de uitslag vast.
- Maak de nieuwe samenstelling van de OR bekend.
Leg tijdens het proces belangrijke besluiten en controles vast. Dat helpt om vragen of bezwaren achteraf zorgvuldig te behandelen.
Ondersteuning nodig bij de OR-verkiezingen?
Basis & Beleid helpt bij de voorbereiding van verkiezingen, het opstellen van een werkbare planning en het inrichten van een passende medezeggenschapsstructuur.
Hoe werf je voldoende kandidaten?
In veel organisaties is niet de stemming, maar het vinden van kandidaten de grootste uitdaging. Begin daarom vroeg met uitleg over de rol van de ondernemingsraad.
Medewerkers willen meestal weten hoeveel tijd het OR-werk kost, welke invloed zij kunnen uitoefenen en of deelname gevolgen heeft voor hun eigen functie. Maak duidelijk dat OR-leden wettelijke rechten hebben op tijd, scholing en bescherming tegen benadeling.
Alleen een algemene oproep via e-mail is vaak onvoldoende. Persoonlijke gesprekken, korte informatiebijeenkomsten en ervaringen van huidige OR-leden geven een concreter beeld van het werk.
Zorg ook dat verschillende onderdelen van de organisatie worden bereikt. Denk aan medewerkers op andere locaties, in ploegendiensten, met tijdelijke contracten of met functies zonder vaste werkplek. Een OR functioneert sterker wanneer verschillende perspectieven vertegenwoordigd zijn.
Zijn verkiezingen nodig bij te weinig kandidaten?
Zijn er evenveel kandidaten als beschikbare zetels? Dan worden de kandidaten in beginsel zonder stemming verkozen. Dat geldt doorgaans ook wanneer er minder kandidaten dan zetels zijn.
In dat geval wordt de nieuwe OR gevormd door de beschikbare kandidaten en blijven er vacatures bestaan. Controleer wel wat het reglement hierover bepaalt en of de OR met het kleinere aantal leden geldig kan functioneren.
Zijn er meer kandidaten dan beschikbare zetels? Dan moet er daadwerkelijk worden gestemd.
Ook als stemmen niet nodig blijkt, moet de voorafgaande kandidaatstellingsprocedure zorgvuldig zijn verlopen. Alle verkiesbare medewerkers moeten een eerlijke kans hebben gekregen om zich kandidaat te stellen.
Schriftelijk of digitaal stemmen?
De WOR schrijft een geheime schriftelijke stemming voor. Digitaal stemmen kan hieronder vallen wanneer het systeem voldoende waarborgen biedt voor geheimhouding, betrouwbaarheid en controleerbaarheid.
Bij een digitale verkiezing moet duidelijk zijn dat:
- alleen kiesgerechtigde medewerkers kunnen stemmen;
- iedere medewerker maximaal één geldige stem uitbrengt;
- de keuze niet tot een individuele medewerker is te herleiden;
- de stemmen correct worden opgeslagen en geteld;
- de uitslag controleerbaar is;
- persoonsgegevens zorgvuldig worden verwerkt.
Controleer vooraf of het OR-reglement digitaal stemmen toestaat. Is dat niet het geval, pas het reglement dan aan voordat de verkiezingsprocedure begint.
Bij de keuze voor een digitaal systeem speelt ook privacy een rol. Leg niet meer persoonsgegevens vast dan noodzakelijk en maak duidelijke afspraken met een eventuele externe leverancier.
Hoe wordt de verkiezingsuitslag vastgesteld?
De manier waarop stemmen worden verdeeld, moet vooraf in het OR-reglement zijn vastgelegd. De uitslag mag niet tijdens of na de stemming volgens nieuwe regels worden berekend.
Na het sluiten van de stemming telt de verkiezingscommissie de stemmen. Daarbij wordt ook vastgesteld hoeveel stemmen ongeldig of blanco zijn uitgebracht. Vervolgens worden de gekozen kandidaten en eventuele plaatsvervangers of opvolgers bepaald.
De uitslag en de nieuwe samenstelling van de OR worden bekendgemaakt aan de ondernemer, de kandidaten en de medewerkers. Bewaar relevante verkiezingsstukken zolang dat nodig is om eventuele bezwaren te kunnen behandelen, maar houd daarbij rekening met de privacy van de stemmers.
Kiesgroepen en kieskringen
Bij een grotere of verspreide organisatie kan het lastig zijn om alle onderdelen in één kandidatenlijst goed vertegenwoordigd te krijgen. Het OR-reglement kan daarom werken met kiesgroepen of kieskringen.
Zetels kunnen bijvoorbeeld worden verdeeld over locaties, bedrijfsonderdelen of functiegroepen. Dat kan bijdragen aan een herkenbare vertegenwoordiging, maar maakt het verkiezingsproces ook ingewikkelder.
Voorkom dat de verdeling zo star wordt dat zetels langdurig onbezet blijven of medewerkers alleen op kandidaten uit hun eigen onderdeel mogen stemmen zonder dat daarvoor een goede reden bestaat. De gekozen structuur moet bijdragen aan een evenwichtige en werkbare OR.
Bezwaar tegen de verkiezingen
Een medewerker, kandidaat, vakbond of andere belanghebbende kan bezwaar hebben tegen de voorbereiding of uitvoering van de verkiezingen. Denk aan een onjuiste kiezerslijst, een geweigerde kandidaatstelling of twijfel over de telling.
Probeer een bezwaar eerst volgens het reglement en binnen de organisatie op te lossen. De bedrijfscommissie kan vervolgens worden gevraagd om te bemiddelen. Uiteindelijk kan een belanghebbende het geschil aan de kantonrechter voorleggen.
Fouten kunnen ertoe leiden dat verkiezingen geheel of gedeeltelijk opnieuw moeten worden georganiseerd. Zorg daarom dat de procedure vooraf duidelijk is en voor alle betrokkenen op dezelfde manier wordt toegepast.
Na de verkiezingen begint het OR-werk
Na de bekendmaking van de uitslag kan de nieuwe ondernemingsraad zijn voorzitter en secretaris kiezen, werkafspraken maken en bepalen welke onderwerpen prioriteit krijgen.
Plan snel een kennismaking met de bestuurder en maak afspraken over overleg, informatievoorziening, faciliteiten en scholing. De algemene ontwikkelingen en aankomende besluiten kunnen vervolgens structureel worden besproken tijdens het artikel 24-overleg.
Het is ook belangrijk dat nieuwe leden begrijpen wanneer de OR adviesrecht of instemmingsrecht heeft. Lees daarvoor de artikelen over het adviesrecht volgens artikel 25 WOR en wanneer instemming van de OR verplicht is.
Basis & Beleid ondersteunt ondernemingsraden bij het opstarten, ontwikkelen en effectief uitvoeren van hun medezeggenschapswerk.
Veelgestelde vragen over OR-verkiezingen
Hoe vaak moeten OR-verkiezingen worden gehouden?
De zittingsduur staat in het OR-reglement. De wettelijke hoofdregel is drie jaar, maar in het reglement kan onder voorwaarden een andere zittingsduur worden vastgelegd. Nieuwe verkiezingen vinden plaats voordat de zittingsperiode afloopt.
Is stemmen bij OR-verkiezingen verplicht?
Nee. Kiesgerechtigde medewerkers hebben het recht om te stemmen, maar zijn niet verplicht daarvan gebruik te maken.
Kunnen OR-verkiezingen volledig digitaal plaatsvinden?
Ja, wanneer het reglement dit toestaat en het gekozen systeem de geheimhouding, betrouwbaarheid en controleerbaarheid van de stemming voldoende waarborgt.
Wat gebeurt er als er maar één kandidaat is?
Wanneer er minder of evenveel kandidaten zijn dan zetels, worden de kandidaten doorgaans zonder stemming verkozen. De kandidaatstellingsprocedure moet wel volledig en correct zijn doorlopen.
Mag een leidinggevende zich kandidaat stellen?
Dat hangt af van de positie van de leidinggevende. Een medewerker met leidinggevende taken kan niet automatisch worden uitgesloten. Iemand die de ondernemer vertegenwoordigt bij het overleg met de OR kan geen OR-lid zijn.
Mag een medewerker met een tijdelijk contract stemmen?
Ja. Een tijdelijk contract vormt op zichzelf geen beperking. Volgens de wettelijke hoofdregel moet de medewerker minimaal drie maanden in de onderneming werkzaam zijn, tenzij het OR-reglement een andere passende termijn bepaalt.
Lees meer over OR-advies
Wil je meer weten over het beoordelen van plannen, het adviesrecht van de OR en een zorgvuldig adviestraject? Bekijk onze artikelen met praktische uitleg en aandachtspunten voor ondernemingsraden.
