Besluit zonder instemming van de OR: wat nu?
Heeft de bestuurder een besluit genomen waarvoor instemming van de ondernemingsraad nodig was, maar is de OR niet om instemming gevraagd? Dan kan de OR mogelijk schriftelijk een beroep doen op de nietigheid van het besluit. Daarbij geldt een korte wettelijke termijn van één maand. Het is daarom belangrijk om snel vast te stellen of het besluit daadwerkelijk onder het instemmingsrecht valt en wanneer de OR van het besluit of de uitvoering ervan op de hoogte is geraakt.
In dit artikel leggen we uit wanneer de OR in actie kan komen, hoe een beroep op nietigheid werkt en welke vervolgstappen mogelijk zijn.
Wanneer is instemming van de OR verplicht?
De bestuurder moet de OR vooraf om instemming vragen bij voorgenomen besluiten over bepaalde regelingen op sociaal en personeelsgebied. Het gaat om regelingen die gelden voor alle medewerkers of voor een groep medewerkers binnen de organisatie.
Artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden noemt onder meer regelingen op het gebied van:
- werktijden en vakantieregelingen;
- arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim;
- personeelsbeoordeling;
- personeelsopleidingen;
- klachtenprocedures;
- personeelsregistratie en privacy;
- aanstellings-, ontslag- en bevorderingsbeleid;
- belonings- en functiewaarderingssystemen.
Niet iedere beslissing over medewerkers is automatisch instemmingsplichtig. Het moet in de meeste gevallen gaan om het vaststellen, wijzigen of intrekken van een algemene regeling. Een individuele beslissing over één medewerker valt daar normaal gesproken niet onder.
Lees voor een volledig overzicht onze uitleg over wanneer instemming van de OR verplicht is.
Wat als de bestuurder geen instemming heeft gevraagd?
Wanneer de bestuurder een instemmingsplichtig besluit neemt zonder instemming van de OR, kan de ondernemingsraad een beroep doen op de nietigheid van dat besluit. De OR moet dat schriftelijk en binnen de wettelijke termijn doen.
Het besluit is dus niet automatisch definitief van tafel zodra de bestuurder de OR overslaat. De ondernemingsraad moet zelf tijdig actie ondernemen. Gebeurt dat niet, dan kan de mogelijkheid om een beroep te doen op de nietigheid verloren gaan.
Het is verstandig om eerst zorgvuldig te controleren:
- welk besluit precies is genomen;
- of het om een algemene regeling gaat;
- op welke medewerkers de regeling van toepassing is;
- wanneer de OR over het besluit is geïnformeerd;
- of de bestuurder al met de uitvoering is begonnen.
Twijfelt de OR of het om adviesrecht of instemmingsrecht gaat? Bekijk dan ook het verschil tussen adviesrecht en instemmingsrecht. De juridische mogelijkheden van de OR verschillen namelijk per soort besluit.
Binnen welke termijn moet de OR de nietigheid inroepen?
De OR moet binnen één maand schriftelijk een beroep doen op de nietigheid van het besluit. Deze termijn begint in principe op het moment dat de bestuurder de OR schriftelijk informeert over het genomen besluit.
Heeft de bestuurder het besluit niet schriftelijk aan de OR meegedeeld? Dan kan de termijn beginnen op het moment dat de OR merkt dat het besluit wordt uitgevoerd of toegepast.
Denk bijvoorbeeld aan een nieuw beoordelingssysteem dat ineens wordt gebruikt, gewijzigde werktijden die in een rooster verschijnen of nieuwe software waarmee personeelsgegevens worden geregistreerd.
Omdat het begin van de termijn onderwerp van discussie kan worden, is het verstandig om belangrijke data en documenten direct vast te leggen. Bewaar bijvoorbeeld e-mails, besluiten, notulen, roosters en mededelingen aan medewerkers.
Laat het besluit snel beoordelen
De termijn om een beroep te doen op de nietigheid kan slechts één maand zijn. Basis & Beleid helpt de OR om de situatie, de procedure en de mogelijke vervolgstappen zorgvuldig te beoordelen.
Hoe roept de OR de nietigheid van het besluit in?
De OR moet de bestuurder schriftelijk laten weten dat hij een beroep doet op de nietigheid van het besluit. Een e-mail of brief biedt de mogelijkheid om de mededeling en de verzenddatum goed vast te leggen.
In deze mededeling kan de OR opnemen:
- om welk besluit het gaat;
- wanneer de OR van het besluit of de uitvoering hoorde;
- waarom het besluit volgens de OR instemmingsplichtig is;
- dat de OR niet om instemming is gevraagd;
- dat de OR op grond van artikel 27 WOR een beroep doet op de nietigheid;
- dat de bestuurder wordt verzocht de uitvoering direct te stoppen.
Formuleer de brief zorgvuldig. Onduidelijkheid over het besluit of de juridische grond kan later tot discussie leiden. Laat de brief bij twijfel beoordelen voordat deze wordt verstuurd.
Wat zijn de gevolgen van een beroep op nietigheid?
Wanneer de OR rechtsgeldig een beroep op de nietigheid heeft gedaan, mag de bestuurder het betreffende besluit niet uitvoeren of blijven toepassen. In de praktijk kan de bestuurder het standpunt van de OR echter betwisten.
De bestuurder kan bijvoorbeeld stellen dat:
- het besluit niet instemmingsplichtig is;
- het niet om een algemene regeling gaat;
- de OR te laat een beroep op de nietigheid heeft gedaan;
- de OR eerder al met de regeling heeft ingestemd.
Ontstaat hierover een geschil, dan kan de kantonrechter worden gevraagd een oordeel te geven. De OR kan de kantonrechter verzoeken de bestuurder te verbieden het besluit uit te voeren of toe te passen. De bestuurder kan op zijn beurt de rechter vragen vast te stellen dat de OR ten onrechte een beroep op de nietigheid heeft gedaan.
De officiële uitleg over deze procedure is ook terug te vinden bij de Sociaal-Economische Raad.
Wat als de OR wel om instemming is gevraagd?
Een andere situatie ontstaat wanneer de bestuurder de juiste procedure heeft gevolgd, maar de OR geen instemming verleent. In dat geval kan de bestuurder de kantonrechter om vervangende toestemming vragen.
Dat is iets anders dan een besluit nemen zonder de OR om instemming te vragen. Bij vervangende toestemming beoordeelt de kantonrechter onder meer of de weigering van de OR onredelijk is of dat zwaarwegende organisatorische, economische of sociale redenen het besluit noodzakelijk maken.
Zolang de OR niet heeft ingestemd en de kantonrechter geen vervangende toestemming heeft gegeven, mag de bestuurder het voorgenomen besluit niet uitvoeren.
Voorbeelden van besluiten zonder instemming
In de praktijk kan een instemmingsplichtig besluit soms worden gepresenteerd als een kleine beleidswijziging of praktische aanpassing. Daardoor is niet altijd onmiddellijk duidelijk dat de OR instemmingsrecht heeft.
Een voorbeeld is een werkgever die een nieuw rooster invoert en daarmee structureel de begin- en eindtijden van medewerkers verandert. Omdat een regeling over arbeids- en rusttijden onder artikel 27 WOR kan vallen, kan instemming van de OR nodig zijn. Lees hierover meer in ons artikel over arbeidstijden en de OR.
Andere mogelijke voorbeelden zijn:
- invoering van een nieuw beoordelingssysteem;
- wijziging van het ziekteverzuimbeleid;
- gebruik van software voor personeelsregistratie;
- invoering van cameratoezicht of personeelsvolgsystemen;
- wijziging van een klachtenregeling;
- aanpassing van het opleidingsbeleid;
- invoering van een nieuw systeem voor functiewaardering.
Of instemming daadwerkelijk verplicht is, hangt altijd af van de inhoud en reikwijdte van het besluit. De naam die de bestuurder aan de wijziging geeft, is niet doorslaggevend. Er moet worden gekeken naar wat er in de praktijk verandert.
Wat kan de OR doen als de bestuurder al is begonnen?
Als het besluit al wordt uitgevoerd, moet de OR niet afwachten. Breng eerst in kaart wanneer de uitvoering is begonnen en wanneer de OR daarvan kennis heeft genomen. Vervolgens kan de OR de bestuurder schriftelijk informeren over zijn standpunt en, indien nodig, tijdig een beroep doen op de nietigheid.
Vraag daarnaast om alle documenten die nodig zijn om het besluit te beoordelen. De OR heeft recht op informatie die redelijkerwijs nodig is om zijn taak te kunnen uitvoeren.
Wanneer het dossier juridisch, financieel of organisatorisch ingewikkeld is, kan de OR ondersteuning inschakelen. De WOR biedt de ondernemingsraad onder voorwaarden de mogelijkheid om een externe deskundige in te huren.
Basis & Beleid kan de OR helpen bij het beoordelen van het besluit, het bepalen van de juiste procedure en het voorbereiden van het gesprek met de bestuurder. Bekijk hiervoor onze mogelijkheden voor OR-advies en ondersteuning.
Kan de OR eerst met de bestuurder overleggen?
Overleg is vaak verstandig, maar de OR moet daarbij de wettelijke termijn bewaken. Een gesprek met de bestuurder stopt of verlengt de termijn van één maand niet automatisch.
De OR kan daarom besluiten om zekerheidshalve schriftelijk een beroep op de nietigheid te doen en tegelijkertijd aan te geven open te staan voor overleg. Zo behoudt de OR zijn juridische positie terwijl partijen proberen om gezamenlijk tot een oplossing te komen.
Leg afspraken en toezeggingen tijdens dit overleg altijd schriftelijk vast.
Veelgestelde vragen over een besluit zonder instemming van de OR
Is een besluit zonder instemming automatisch nietig?
Nee. De OR moet zich schriftelijk op de nietigheid beroepen. Hiervoor geldt een wettelijke termijn van één maand.
Wanneer begint de termijn van één maand?
De termijn begint doorgaans wanneer de bestuurder het besluit schriftelijk aan de OR meedeelt. Is dat niet gebeurd, dan kan de termijn beginnen wanneer de OR merkt dat het besluit wordt uitgevoerd of toegepast.
Mag de bestuurder doorgaan tijdens een juridisch geschil?
De OR kan de kantonrechter verzoeken de bestuurder te verplichten de uitvoering van het besluit te stoppen. Of zo’n procedure nodig is, hangt af van de reactie van de bestuurder en de omstandigheden.
Kan de bestuurder alsnog toestemming krijgen?
Wanneer de OR om instemming is gevraagd maar niet instemt, kan de bestuurder vervangende toestemming vragen aan de kantonrechter. Dit herstelt niet zonder meer een situatie waarin de OR volledig is overgeslagen.
Kan de OR ondersteuning inschakelen?
Ja. De OR kan zich laten ondersteunen bij de beoordeling van het besluit, de correspondentie met de bestuurder en een eventuele procedure. Neem bij een lopende termijn snel contact op met Basis & Beleid.
Lees meer over OR-advies
Wil je meer weten over het beoordelen van plannen, het adviesrecht van de OR en een zorgvuldig adviestraject? Bekijk onze artikelen met praktische uitleg en aandachtspunten voor ondernemingsraden.
