Instemmingsrecht van de OR bij de RI&E en het plan van aanpak
Een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is de basis van een veilig en gezond arbeidsbeleid. Toch is de RI&E in veel organisaties vooral een document dat periodiek wordt bijgewerkt en daarna uit beeld verdwijnt.
De ondernemingsraad kan voorkomen dat de RI&E een papieren verplichting wordt. De OR heeft namelijk instemmingsrecht bij regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden. Dat geldt ook voor het vaststellen of wijzigen van de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak.
Maar waarop moet de OR precies letten? En wanneer is een RI&E voldoende om verantwoord instemming te kunnen geven?
Wat zijn de RI&E en het plan van aanpak?
Iedere werkgever moet de arbeidsrisico’s binnen de organisatie in kaart brengen. Dit gebeurt in de RI&E. Daarbij gaat het niet alleen om zichtbare veiligheidsrisico’s, zoals machines, gevaarlijke stoffen of fysieke belasting.
Ook minder tastbare risico’s horen in de RI&E thuis. Denk aan werkdruk, ongewenst gedrag, agressie, beeldschermwerk en de gevolgen van hybride werken.
Het plan van aanpak is een verplicht onderdeel van de RI&E. Daarin staat:
- welke maatregelen de werkgever neemt;
- wie verantwoordelijk is voor de uitvoering;
- wanneer de maatregelen gereed moeten zijn;
- welke risico’s als eerste worden aangepakt.
De RI&E beschrijft dus wat er mis kan gaan. Het plan van aanpak moet laten zien wat de organisatie daaraan gaat doen.
Heeft de OR instemmingsrecht bij de RI&E?
Ja. Op grond van artikel 27 lid 1 onder d van de Wet op de ondernemingsraden heeft de OR instemmingsrecht bij regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratie.
Daaronder vallen in beginsel ook het vaststellen en wijzigen van de RI&E en het plan van aanpak. De bestuurder moet de OR daarom tijdig om instemming vragen, voordat de nieuwe of gewijzigde regeling wordt ingevoerd.
De algemene procedure en wettelijke termijnen behandelen we uitgebreider in het artikel wanneer is instemming van de OR verplicht?. Bij de RI&E draait de inhoudelijke beoordeling vooral om de vraag of de werkelijke risico’s goed zijn onderzocht en of de voorgestelde maatregelen voldoende concreet zijn.
Waarop moet de OR de RI&E beoordelen?
De OR hoeft het werk van een arbodeskundige niet over te nemen. Wel moet de raad kunnen beoordelen of het onderzoek volledig, herkenbaar en bruikbaar is.
Een goede RI&E sluit aan bij de dagelijkse praktijk. Als medewerkers structureel met hoge werkdruk, agressie of onveilige situaties te maken hebben, moeten die risico’s ook duidelijk in het document terugkomen.
Let onder andere op:
- de gebruikte onderzoeksmethode;
- de betrokken functies, afdelingen en locaties;
- fysieke én psychosociale arbeidsbelasting;
- risico’s voor kwetsbare groepen;
- ongevallen, verzuimcijfers en eerdere signalen;
- veranderingen in technologie, werkprocessen en organisatie.
Een RI&E die voornamelijk uit algemene teksten bestaat, biedt weinig houvast. De risico’s moeten voldoende specifiek zijn om passende maatregelen te kunnen kiezen.
Beoordeel ook het plan van aanpak kritisch
Instemmen met de RI&E betekent niet automatisch dat het bijbehorende plan van aanpak sterk genoeg is. Een risico kan correct zijn beschreven, terwijl de voorgestelde oplossing vrijblijvend blijft.
Formuleringen als “we blijven aandacht houden voor werkdruk” of “leidinggevenden worden geïnformeerd” zijn meestal onvoldoende. Het plan moet duidelijk maken wat er concreet verandert, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer het resultaat wordt verwacht.
Ook de prioritering verdient aandacht. Ernstige of urgente risico’s mogen niet zonder goede onderbouwing jarenlang worden doorgeschoven. Vraag daarom waarom bepaalde maatregelen voorrang krijgen en hoe resterende risico’s tijdelijk worden beheerst.
Wil je als OR de RI&E en het plan van aanpak inhoudelijk sterker beoordelen?
Basis & Beleid helpt ondernemingsraden met een onafhankelijke analyse, praktische vragen voor de bestuurder en begeleiding tijdens het instemmingstraject.
Betrek medewerkers bij de beoordeling
De mensen die het werk dagelijks uitvoeren, weten vaak het beste waar risico’s ontstaan. Zij merken bijvoorbeeld dat een veiligheidsprocedure in de praktijk niet uitvoerbaar is, dat de bezetting onvoldoende is of dat een nieuw systeem extra werkdruk veroorzaakt.
De OR kan die praktijkkennis verzamelen via gesprekken, werkbezoeken, korte enquêtes of overleg met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen. Daarmee controleert de raad of het beeld in de RI&E overeenkomt met de werkelijkheid.
Dit betekent niet dat elk individueel probleem in de RI&E moet worden opgenomen. Het gaat om patronen en structurele risico’s die de gezondheid of veiligheid van medewerkers kunnen beïnvloeden.
Wanneer moet de RI&E worden aangepast?
Een RI&E is geen document met een vaste vervaldatum. De werkgever moet deze actualiseren wanneer veranderingen binnen de organisatie daar aanleiding toe geven.
Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn bij:
- een verhuizing of verbouwing;
- nieuwe machines, stoffen of digitale systemen;
- een reorganisatie of andere taakverdeling;
- structureel thuiswerken of hybride werken;
- nieuwe inzichten na ongevallen of beroepsziekten;
- een duidelijke toename van verzuim of werkdruk.
De OR hoeft dus niet te wachten op een periodieke evaluatie wanneer duidelijk is dat de bestaande RI&E niet meer bij de werksituatie past. De raad kan dit onderwerp zelf op de overlegagenda zetten, bijvoorbeeld tijdens het artikel 24-overleg.
De rol van de preventiemedewerker en arbodeskundige
De preventiemedewerker ondersteunt de werkgever bij de uitvoering van het arbobeleid en werkt mee aan de RI&E. De OR heeft bovendien instemmingsrecht bij de keuze en positionering van de preventiemedewerker.
Afhankelijk van de organisatie en het gebruikte RI&E-instrument moet de RI&E door een gecertificeerde arbodienst of deskundige worden getoetst. Voor sommige kleinere organisaties gelden uitzonderingen. De werkgever moet kunnen uitleggen welke toetsing vereist is en hoe eventuele opmerkingen van de deskundige zijn verwerkt.
Heeft de OR onvoldoende kennis om de stukken goed te beoordelen? Dan kan de raad onder voorwaarden ondersteuning inschakelen. Lees hiervoor ook de OR en het inhuren van externe deskundigen.
Wat als informatie ontbreekt?
De OR moet voldoende informatie krijgen om een onderbouwd besluit te nemen. Alleen een samenvatting of een lijst met maatregelen is vaak niet genoeg.
Vraag zo nodig om de volledige RI&E, het plan van aanpak, de uitkomsten van de toetsing en relevante onderliggende gegevens. Denk aan geanonimiseerde verzuimgegevens, medewerkeronderzoeken, incidentregistraties en eerdere evaluaties.
Leg ook vast welke vragen nog openstaan. Zo wordt duidelijk dat de OR niet onnodig vertraagt, maar informatie nodig heeft om zijn wettelijke taak zorgvuldig uit te voeren.
Wat als de OR niet instemt?
Wanneer de OR geen instemming geeft, mag de bestuurder de regeling in beginsel niet invoeren. De bestuurder kan de kantonrechter vragen om vervangende toestemming.
Voordat de OR instemming weigert, is het verstandig om helder te formuleren waarom de RI&E of het plan van aanpak tekortschiet. Benoem welke risico’s onvoldoende zijn onderzocht, welke maatregelen te vrijblijvend zijn of welke informatie ontbreekt.
De OR kan ook voorwaarden of concrete verbeterpunten meegeven. Daarmee blijft het gesprek gericht op een werkbare oplossing. Wordt een regeling toch zonder instemming ingevoerd? Lees dan welke stappen mogelijk zijn bij een besluit zonder instemming van de OR.
Praktische vragen voor de OR
Voor een eerste beoordeling kan de OR zichzelf vijf vragen stellen:
- Herkennen medewerkers de beschreven risico’s?
- Zijn alle relevante groepen, locaties en werkzaamheden onderzocht?
- Zijn maatregelen concreet, haalbaar en voorzien van een deadline?
- Is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de uitvoering?
- Wordt gecontroleerd of de maatregelen werkelijk effect hebben?
Wanneer meerdere antwoorden ontbreken, is aanvullende informatie of aanpassing van het plan nodig voordat instemming verantwoord is.
Van document naar doorlopend arbobeleid
De waarde van de RI&E ontstaat niet bij het opstellen, maar bij het uitvoeren van de maatregelen. Vraag daarom om periodieke voortgangsinformatie en bespreek vertragingen tijdig met de bestuurder.
Zo wordt de RI&E geen momentopname, maar een doorlopend instrument om arbeidsomstandigheden te verbeteren. Dat past bij de bredere taak van de OR om gezond en veilig werken binnen de organisatie te bevorderen.
Veelgestelde vragen
Moet de OR instemmen met iedere kleine wijziging van de RI&E?
Niet iedere administratieve correctie vraagt om een volledig instemmingstraject. Zodra een wijziging gevolgen heeft voor het arbeidsomstandighedenbeleid, de beoordeling van risico’s of de te nemen maatregelen, kan het instemmingsrecht wel aan de orde zijn.
Heeft een personeelsvertegenwoordiging ook instemmingsrecht?
Een personeelsvertegenwoordiging heeft eveneens rechten op het gebied van arbeidsomstandigheden. De precieze positie verschilt van die van een ondernemingsraad en hangt mede af van de omvang en inrichting van de organisatie.
Mag de OR zelf een nieuwe RI&E eisen?
De werkgever blijft verantwoordelijk voor de RI&E. De OR kan wel initiatief nemen, actualisering agenderen en aangeven waarom de bestaande RI&E niet meer aansluit bij de feitelijke werksituatie.
Moet werkdruk in de RI&E worden opgenomen?
Ja. Werkdruk kan vallen onder psychosociale arbeidsbelasting en moet worden onderzocht wanneer dit risico binnen de organisatie speelt. Alleen verwijzen naar een algemeen vitaliteitsprogramma is dan meestal niet voldoende.
Is instemming hetzelfde als goedkeuring van ieder arbobesluit?
Nee. Het instemmingsrecht geldt voor regelingen en wijzigingen die onder artikel 27 WOR vallen. Losse uitvoeringsbeslissingen vallen daar niet automatisch onder. Bekijk daarom steeds de inhoud en de gevolgen van het voorgenomen besluit.
Lees meer over OR-advies
Wil je meer weten over het beoordelen van plannen, het adviesrecht van de OR en een zorgvuldig adviestraject? Bekijk onze artikelen met praktische uitleg en aandachtspunten voor ondernemingsraden.
